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Quando o início do ano letivo está próximo, é preciso contar um planejamento bem feito para tirar o máximo proveito do período de aulas que irá começar. Às vezes, algumas pessoas podem pensar que esse “início” acontece naturalmente mas, na verdade, é logo no começo do ano que os gestores devem começar a se dedicar para garantir que nada saia dos eixos.
Os que conhecem o dia a dia em uma instituição de ensino sabem que esta jornada é uma tarefa árdua, e que demanda atenção, pois este momento é crucial para definir como será o restante do ano.
Com isso em mente, preparamos este artigo. Aqui, você verá alguns pontos que merecem ser priorizados e analisados com cautela no início do ano letivo. Os tópicos que abordaremos a seguir são capazes de evitar deslizes e garantir o principal objetivo da escola: a qualidade do ensino!
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Quais pilares que todo gestor deve priorizar no início do ano letivo?
1 – Compartilhar o planejamento com a equipe
O planejamento escolar é uma organização periódica das atividades, decisões e tarefas de uma escola em um semestre ou ano letivo. Ele determina as atividades acadêmicas, pedagógicas e financeiras que devem ser desempenhadas para alcançar as metas traçadas pela instituição.
É comum nos depararmos com gestores que centralizam todas as decisões em si mesmos. Porém, o ideal é compartilhar o planejamento escolar com os líderes de cada área relacionada ao ensino, para que tudo flua estrategicamente dentro do prazo e não haja sobrecarga em uma única pessoa.
Um planejamento participativo faz toda a diferença na organização, uma vez que ajuda a construir uma cultura de coletividade, fortalece práticas democráticas e distribui o poder de decisão horizontalmente. Dito isto, esta modalidade de gestão faz com que a instituição dê passos mais saudáveis.
O papel dos gestores durante o planejamento é:
- Delegar funções durante a criação e a execução do planejamento
- Acolher as ações propostas pela equipe e facilitar a concretização
- Manter o planejamento vivo, motivando a equipe e mostrando que o trabalho em equipe mudará a escola para melhor
- Relembrar os valores da escola e a importância de cada colaborador para a construção dos saberes
- Analisar dados, traçar um plano de funções e metas e contar com uma equipe comprometida a quem possa delegar tarefas e cobrar resultados
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2 – Criar um plano de otimização de custos
Os custos das instituições sempre aumentam, por isso é preciso revisitá-los para compreender quais deles podem ser cortados de maneira saudável. O início do ano letivo é ideal para esta atividade, já que a adesão de um programa de otimização de custos promove melhorias processuais, aumento de produtividade e expansão de lucros na escola.
O Programa de Otimização de Custos não deve se restringir aos momentos de crise, apesar de ser muito utilizado neles. Otimizar custos é uma ação saudável para o faturamento da empresa, e atuar nessa frente nos início do ano é essencial para garantir que o planejamento traçado funcione e tudo ocorra conforme o esperado.
A criação de um POC consiste em listar e avaliar as despesas da escola e direcioná-las para três ações:
Solicitar descontos: temporários ou fixos, você pesquisa valores de outros fornecedores para ter uma base e negociar descontos com os fornecedores atuais.
Postergar pagamentos: Segurar o pagamento ou negociar o adiamento/parcelamento de algumas mensalidades com fornecedores.
Cortar custos: Avaliar se o uso de determinado produto/serviço é supérfluo ou desnecessário e, assim, eliminá-lo. Veja como fazer o processo completo no material:
3 – Estruturar uma comunicação efetiva
Uma boa comunicação e um relacionamento consolidado com as famílias são essenciais para o funcionamento da escola. Entretanto, a falta de um plano de comunicação efetivo ocasiona em falhas que comprometem o andamento escolar, como conversas paralelas em aplicativos de mensagens que fogem do alcance dos gestores.
Estruturar uma comunicação efetiva demanda algumas ações, como por exemplo:
- Listar todos os eventos do ano
- Agendar as reuniões de pais e mestres
- Definir os canais de comunicação da escola (Como uma Agenda Digital)
- Planejar o que será comunicado (Por exemplo: o dia a dia dos alunos e novidades da escola)
Tomar essas medidas no início do ano letivo é importante para aumentar o engajamento da comunidade escolar, especialmente no caso dos novos alunos!
Confira o calendário que preparamos. Ele vai te ajudar a registrar os eventos, organizar os envios de comunicados, deixar toda a equipe a par do que foi enviado para os pais e acompanhar as datas comemorativas.
4 – Contratar tecnologia educacional para otimizar processos
Outro pilar fundamental para modernizar o trabalho em toda a instituição de ensino é utilizar tecnologias educacionais. Alguns gestores adiam a decisão de contratá-las, no entanto, o início do ano letivo é o período ideal para implementar um Sistema de Gestão Escolar, por exemplo.
Aproveitar os primeiros momentos do ano é fundamental, uma vez que a escola ou curso estará definindo suas metas e projetando o orçamento anual. Isso trará uma visão fundamental para que o gestor compreenda os valores que poderá investir em ferramentas para otimizar seus processos.
Vale lembrar que os meses de janeiro e fevereiro são estratégicos nesta etapa, pois as instituições têm a oportunidade de realizar treinamentos e cadastrar os alunos do zero antes das aulas retornarem. Além disso, também será mais fácil registrar as informações financeiras logo no início do período letivo, facilitando a geração de relatórios instantâneos ao longo do ano.
Entenda melhor e saiba tudo o que esta poderosa ferramenta é capaz de fazer.