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A cada novo ano letivo é necessário fazer uma análise do que foi positivo e pode continuar sendo aplicado na instituição ou o que de fato precisa de melhoria. Seja na forma de captar alunos, por exemplo, gerenciar a instituição ou até mesmo no método usado para realizar as matrículas online.
Partindo da ideia que sempre é preciso fazer um comparativo, pense agora em como tem sido feita a matrícula em sua instituição. Anda causando insatisfação e precisa mudar? Se a resposta for sim, a Matrícula Online é a ferramenta que estava faltando para otimizar e gerar praticidade tanto para sua instituição, quanto para os pais.
Com a Matrícula Online, é possível realizar todo procedimento de registro de dados totalmente virtual, gerando flexibilidade para a escola e os pais. Pois, a solução Matrícula Online funciona da seguinte maneira: a instituição disponibiliza o formulário de matrícula em seu site, o interessado preenche, envia e aguarda o deferimento da solicitação.
Veja 5 motivos para utilizar um Sistema de Matrícula Online:
Simplifica o processo de matrícula
Podendo ser realizado por turma e horário, o cadastro do aluno é feito de maneira simples e rápida. Basta acessar o sistema, colocar os dados necessários, seguir as etapas indicadas e aguardar o deferimento da solicitação.
Praticidade para os pais
Com a correria do dia a dia otimizar tempo e garantir um serviço de qualidade é um dos grandes diferenciais de qualquer empresa. Por meio da matrícula online, os pais podem realizar a matrícula a qualquer hora e em qualquer lugar, evitando deslocamento e garantindo a flexibilidade.
Redução de custos
Por meio do sistema totalmente virtual e acessível não será preciso, por exemplo, demandar espaço e pessoas específicas para realizar as matrículas. Dessa forma é possível reduzir custos financeiros.
Renovação sem burocracia
Com os dados dos alunos veteranos já registrados, é possível realizar a renovação seguindo passos simples, não havendo a necessidade de enviar novamente a documentação exigida no ato da matrícula. Dessa forma, evitando esforço tanto da instituição, quanto dos pais, além de otimizar o tempo.
Matrículas específicas
Matrículas em disciplinas, cursos e atividades extracurriculares oferecidos pela escola, por exemplo, também podem ser realizadas ainda por meio do sistema. Esta funcionalidade, por exemplo, permite a integração e ampla visualização tanto das ofertas, quanto das inscrições realizadas.
Em resumo, ao pensar em otimizar, inovar e melhorar o processo de matrícula em sua escola, opte por fazê-la de forma online e garanta a satisfação dos pais e colaboradores.
Como implementar matrículas online com um sistema de gestão escolar completo?
1. Escolha de um sistema especializado em gestão escolar
A escolha de um sistema de gestão escolar que atenda às necessidades específicas de gestão escolar é fundamental. O ideal é que a plataforma ofereça um módulo de matrículas online e inclua outras funcionalidades para suporte nas áreas administrativa, financeira e acadêmica. Isso garante uma integração completa e um melhor fluxo de informações entre os departamentos.
2. Configuração do processo de matrículas online
Dentro do sistema de gestão escolar, o processo de matrícula deve ser configurado de forma intuitiva. Essa configuração abrange desde a coleta de dados dos alunos e responsáveis até o envio de documentos e a geração de cobranças. Um bom sistema de gestão escolar permite personalizar os formulários, incluir mensagens automáticas e criar uma jornada orientada para os pais.
3. Integração com processos administrativos e acadêmicos
Para que as matrículas online beneficiem todos os setores, é importante que o sistema permita a integração com outras funcionalidades, como gestão de turmas, calendário escolar, relatórios de desempenho e controle financeiro. Dessa forma, a escola pode acompanhar cada aluno de forma integral, desde o ingresso até o término do ano letivo.
Treinamento e suporte para implementação do sistema de matrículas online
1. Capacitação da equipe
Um sistema de gestão escolar com matrículas online demanda que a equipe administrativa seja devidamente treinada. Essa capacitação garante que os colaboradores saibam operar a plataforma, auxiliem os pais no preenchimento e resolvam eventuais dificuldades que possam surgir.
2. Suporte aos pais e responsáveis
Para proporcionar uma experiência positiva aos pais, o sistema de gestão escolar deve incluir uma área de suporte, com canais de comunicação, chat online, FAQ e tutoriais. Um suporte eficiente garante que os responsáveis consigam utilizar a plataforma de forma intuitiva e sem dificuldades.
Divulgação do sistema de matrículas online para a comunidade escolar
Para que os pais estejam preparados para utilizar o sistema de matrículas online, recomendamos:
- Campanhas informativas por e-mail: Enviar comunicados explicando as etapas e os benefícios da matrícula online.
- Redes sociais e site da escola: Publicar informações sobre o processo de matrícula e compartilhar links para o portal.
- Webinars e reuniões online: Realizar encontros virtuais onde a equipe possa apresentar o sistema e tirar dúvidas em tempo real.
Acompanhamento e avaliação do sistema de matrículas online
Após a implementação, é importante monitorar o funcionamento do sistema de matrículas online para garantir a eficiência e resolver possíveis pontos de melhoria. Esse monitoramento pode incluir:
- Relatórios Gerenciais: Acompanhar as estatísticas de matrículas e rematrículas concluídas, tempo de preenchimento e problemas recorrentes ajuda a escola a ajustar o processo e otimizar a experiência.
- Feedback dos Pais: Realizar pesquisas para entender a experiência dos usuários e identificar melhorias.
Conte com um sistema de gestão para simplificar o processo de matrículas!
Além das dicas acima, um sistema de gestão escolar integrado como o da Activesoft desempenha um papel crucial na otimização do processo de matrículas, indo além de apenas oferecer uma plataforma online.
Com o Activesoft, sua escola se beneficia das matrículas online, que simplifica todo o processo, desde o preenchimento dos dados até o deferimento da solicitação. A praticidade para os pais é inegável, permitindo que realizem a matrícula de onde estiverem, a qualquer hora, eliminando deslocamentos e otimizando seu tempo.
Mas as vantagens vão além: a integração com outros módulos do Activesoft permite que os dados coletados na matrícula alimentem automaticamente outras áreas do sistema de gestão escolar, como o financeiro, a secretaria e a comunicação com os pais. Imagine a redução de custos e tempo ao eliminar a necessidade de digitação repetida e garantir a consistência das informações em todo o sistema.
Para os alunos veteranos, a renovação de matrícula se torna ainda mais simples, sem burocracia e com a possibilidade de atualização de dados de forma ágil e segura. E com a funcionalidade de matrículas específicas para disciplinas, cursos e atividades extracurriculares, o Activesoft oferece uma solução completa para a gestão de todas as inscrições da sua instituição.
A matrícula online do Activesoft não é apenas uma ferramenta isolada, mas parte de um ecossistema completo que impulsiona a eficiência e a satisfação de toda a comunidade escolar.
Gostou de saber disso tudo e quer conhecer como o Activesoft pode transformar o processo de matrículas na sua escola? Fale conosco no chat abaixo agora mesmo!