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Gestores estão sempre buscando as melhores alternativas para as suas escolas, não é mesmo? Estes processos são importantes e essenciais para gerir estratégias com o intuito de captar e reter os alunos.
Tendo isto em mente, um controle acadêmico online é essencial para ter o sucesso de uma instituição.
Ficou interessado para saber como ele funciona? Criamos este conteúdo para te ajudar!
Tenha uma ótima leitura.
Afinal, por que o controle acadêmico online é importante?
O controle acadêmico online é caracterizado por um registro da vida escolar de um aluno. Nesse registro estão incluídos admissões e readmissões, frequência, notas, relatórios de aprovação e reprovação, organização de salas, grades curriculares e ofícios no geral.
Por ser uma atividade, enfim, burocrática, um rigoroso sobre os dados é necessário, a fim de evitar falhas no processo, perda de informações e descentralização da gestão. Desta forma, a tecnologia é a parceira perfeita para otimizar a gestão e digitalização da secretaria.
O ensino à distância (EaD) ilustra bem isso. Atualmente, ele é considerado um modelo bastante estratégico para as instituições devido à crescente demanda por esses cursos.
O modelo básico de educação a distância é baseado no custo marginal das instituições de ensino superior. Com isso, é possível implementar preços mais baixos e atrair mais clientes.
Outro ponto de atenção é a flexibilidade desse estilo de ensino, pois ele pode ser adaptado às diferentes rotinas e jornadas da vida moderna. Esse fator é fundamental para o sucesso da instituição, tornando-a perfeita para alunos que ingressaram no mercado de trabalho e cujo dia-a-dia é mais agitado.
Como o controle acadêmico online funciona?
Um bom sistema de controle acadêmico online oferece muito mais do que simples funções básicas de secretaria. Eles também gerenciam inúmeros processos, como:
- a organização de turmas (alunos e professores);
- gerência de pagamentos;
- o funcionamento de uma secretaria online;
- histórico de ações dos estudantes;
- o fornecimento de dados para controle de mensalidades atrasadas;
- a negociação de débitos de estudantes;
- a administração do EaD (polos, captação, retenção, evolução da aprendizagem, plataformas de ensino, etc.);
- os protocolos acadêmicos como um todo;
- requerimento de serviços dos estudantes (emissão de documentos, boletins, históricos, comprovantes, atestados, etc.);
- admissões e processos relacionados, como instruções sobre grade curricular e o histórico;
- a validação de pré-requisitos e a compatibilidade de horários para matrícula;
- a contabilidade de créditos obtidos em outros cursos;
- procedimentos de trancamento e transferência de matrícula;
- a avaliação institucional por meio de indicadores de desempenho.
Um bom sistema de controle acadêmico online consegue oferecer muitas funcionalidades para atender às demandas de todos os segmentos da comunidade acadêmica.
Benefícios que o controle acadêmico online proporciona
Agora que você já sabe o que é e como funciona o controle acadêmico online, iremos mostrar os benefícios que ele proporciona para as instituições educacionais como um todo.
#01. Mais autonomia por parte dos docentes
Um bom sistema de controle acadêmico permite que os professores automatizem tarefas administrativas, permitindo que eles se concentrem nas estratégias de ensino em sala de aula e personalizem suas práticas de ensino. Por exemplo, a automatização do registro de anotações e faltas pode evitar erros manuais e tornar essa tarefa rápida e prática.
Além disso, a estruturação da metodologia a ser utilizada em sala de aula por meio desse sistema é benéfico para o ambiente de ensino e para o desenvolvimento da disciplina.
É comum que os professores tenham um dia a dia corrido, com várias turmas diferentes e obrigações importantes, o que pode aumentar o risco de falhas organizacionais. Portanto, um sistemas de gestão simplifica a rotina dos professores.
#02. Melhor controle da inadimplência
Um dos principais desafios enfrentados pelas instituições privadas de ensino hoje é o controle das mensalidades. Erros comuns são a cobrança tardia dos pagamentos que não estão em dia, e o não envio antecipado de avisos aos responsáveis. Sem esses cuidados, a gestão pode acabar prejudicando o orçamento da escola.
Um sistema de controle acadêmico devem fornecer funções que ajudem as escolas a controlar essas falhas. O envio automático de lembretes de pagamento e uma plataforma online específica para acordos são recursos muito úteis. Com isso, a gestão consegue renegociar a dívida e evitar novos casos de atrasos no pagamento.
#03. Padronização de processos
Um dos erros mais comuns que dificultam as tarefas administrativas de instituições de ensino é a falta de padronização dos processos.
Sem um modelo a seguir, cada profissional pode resolver impasses de forma diferente, aumentando o retrabalho e os erros. Isso pode ocasionar um grande impacto negativo na escola, especialmente no quesito de atendimento ao cliente.
A forma mais eficaz de prevenir essas situações é aderir a um sistema de gestão acadêmica. Com ele, as instituições de ensino podem controlar cobranças, gerenciar cursos e suas grades curriculares, gerar documentos, controlar contas a receber e muito mais.
#04. Experiência educacional
Um bom sistema acadêmico também precisa oferecer um espaço para que os alunos acompanhem sua vida escolar, emitindo e solicitando documentos quando necessário. Essa praticidade, além de facilitar o dia a dia dos alunos, aumenta sua satisfação com os serviços da escola em questão.
Inclusive, a presença de chatbots é um importante diferencial no atendimento ao cliente. Um chatbot é um sistema (ou robô) programado para responder às dúvidas dos alunos e direcionar o atendimento a alguém caso seja necessário.
Eles simulam o atendimento humano e permitem respostas precisas para perguntas frequentes. Além de otimizar os procedimentos administrativos da instituição, esse recurso permite que os alunos obtenham respostas rápidas às dúvidas.
Pontos importantes antes de aderir ao controle acadêmico online
Antes de implantar um sistema de controle acadêmico online em sua instituição de ensino, é importante considerar alguns fatores para que a transição de uma abordagem tradicional para um modelo inovador seja totalmente funcional. É válida a análise dos seguintes pontos:
- Decida quais funcionalidades serão necessárias de acordo com as metas e objetivos da instituição;
- Analise o porte da escola e conheça os públicos que deseja alcançar, bem como a imagem que espera transmitir a comunidade acadêmica;
- Avalie as novas tendências educacionais e organize sua escola para a adaptação e a implementação das novas abordagens e estilos de gestão;
- Envolva todos os setores da escola e garanta a capacitação correta dos colaboradores para o uso do sistema;
O que levar em consideração na escolha da melhor tecnologia de controle acadêmico online
Escolher a plataforma certa de controle acadêmico online é uma decisão estratégica que afeta diretamente a gestão da instituição. A seguir, exploramos os principais fatores que devem ser avaliados durante o processo de seleção da tecnologia mais adequada.
Funcionalidades necessárias
O primeiro passo consiste em definir as funcionalidades essenciais para o funcionamento da instituição. Reflita sobre os processos que precisam ser automatizados, como o controle de notas, frequência, pagamentos e a emissão de documentos acadêmicos.
Caso a instituição ofereça modalidades de ensino a distância, é importante que o sistema suporte a gestão dessa modalidade, com ferramentas específicas para monitoramento e acompanhamento da aprendizagem a distância. Esse planejamento inicial ajuda a garantir que o sistema atenda às necessidades atuais e futuras.
Usabilidade e interface intuitiva
A usabilidade do sistema deve ser cuidadosamente considerada. Uma interface clara e simples facilita a navegação tanto para os alunos quanto para os professores e a equipe administrativa. Ao escolher uma plataforma, certifique-se de que a interface seja intuitiva e de fácil acesso.
Um design bem estruturado melhora a experiência do usuário, minimizando a curva de aprendizado e tornando a adaptação mais rápida. Isso também contribui para que as operações cotidianas sejam realizadas de maneira mais eficiente.
Segurança e conformidade com regulamentações
A segurança dos dados deve ser uma prioridade na escolha de qualquer sistema acadêmico online. A plataforma precisa garantir a proteção das informações sensíveis, como dados de alunos e funcionários, por meio de criptografia avançada e mecanismos robustos de controle de acesso.
Outra consideração importante é a conformidade com as leis de proteção de dados, como a LGPD no Brasil ou o GDPR na Europa. Essas exigências garantem que os dados sejam tratados de forma ética e segura, evitando riscos legais.
Suporte e atendimento ao cliente
Outro aspecto essencial é a qualidade do suporte técnico oferecido pela plataforma. O atendimento ao cliente deve ser eficiente e acessível, especialmente durante períodos críticos, como matrículas e avaliações.
Verifique se a plataforma disponibiliza vários canais de contato, como chat online, e-mail ou telefone. A agilidade na resolução de problemas é fundamental para evitar interrupções na gestão acadêmica e garantir a continuidade das operações.
Escalabilidade
A escalabilidade da plataforma é um fator decisivo para que o sistema acompanhe o crescimento da instituição ao longo do tempo. O sistema precisa ser capaz de lidar com um aumento no número de alunos, turmas e cursos sem comprometer a performance.
Além disso, a possibilidade de adicionar novos recursos conforme a instituição se expande é essencial para que a plataforma continue a ser eficaz à medida que surgem novas necessidades.
Custo-benefício
Avaliar o custo-benefício do sistema é uma parte importante da decisão. Embora o custo inicial de implementação seja relevante, é igualmente importante considerar os custos recorrentes, como manutenção, licenciamento e treinamentos.
Ao mesmo tempo, é preciso pesar os benefícios que a plataforma trará, como automação de processos e redução de erros administrativos. Esses ganhos podem justificar o investimento ao longo do tempo, proporcionando uma gestão mais eficiente e menor desperdício de recursos.
Integração com outras ferramentas
Verifique se a plataforma é compatível e pode integrar-se facilmente com outras soluções que a instituição já utiliza. Isso inclui sistemas de gestão financeira, plataformas de ensino a distância, e outras ferramentas de gestão acadêmica.
A integração eficiente entre diferentes sistemas contribui para uma gestão mais coesa e evita o retrabalho causado pela duplicação de dados ou pela inserção manual de informações em múltiplas plataformas.
Acompanhamento e análise de desempenho
Ter acesso a ferramentas que permitem o monitoramento contínuo do desempenho acadêmico e administrativo é crucial. A plataforma deve fornecer relatórios detalhados, gráficos e análises que ajudem os gestores a identificar áreas de melhoria e a tomar decisões mais informadas.
A capacidade de gerar relatórios sobre a evolução dos alunos, a performance das turmas e o andamento de processos administrativos contribui para a otimização da gestão acadêmica.
Feedback de usuários e reputação no mercado
Antes de tomar uma decisão final, pesquise sobre a reputação da plataforma e peça feedback a outras instituições que já utilizam o sistema. Isso pode incluir avaliações sobre a qualidade do suporte, a confiabilidade do sistema e a experiência dos usuários.
O que outras escolas e universidades dizem sobre a plataforma pode fornecer insights valiosos e ajudar a evitar problemas que poderiam surgir após a implementação.
Conclusão
Vimos neste conteúdo, como o controle acadêmico online é essencial para os processos e estratégias para captação e retenção de alunos, não é mesmo?
A tecnologia é fundamental para que ela se torne possível, e com isto, as instituições que estão atentas a este ponto, acabam se sobressaindo referente as demais.
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Com o Activesoft, você também controla a inadimplência com lembretes de pagamento automáticos e uma plataforma online para acordos. Além disso, o sistema padroniza processos, evita erros e garante um atendimento ao cliente muito mais eficiente.
Os alunos também se beneficiam com um portal online para acompanhamento da vida escolar, emissão de documentos e comunicação direta com a instituição.
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