Para conseguir os resultados esperados, principalmente no trabalho, é necessário estar atento a dois fatores: produtividade e gestão do tempo. Ambos estão conectados e são competências fundamentais para alcançar os resultados pelas instituições de ensino públicas e privadas. Conciliar essas duas competências exige organização e preparo, além de saber priorizar as tarefas mais importantes.

Para ajudar você a administrar a gestão do tempo e a produtividade, preparamos este artigo com 9 dicas. Acompanhe!

1. Faça uma lista com as tarefas do dia a dia

Para otimizar o seu tempo, é preciso identificar as atividades que faremos; para isso, uma lista é uma forte aliada. Comece anotando todas as suas atividades diárias. Se possível, faça um cronograma para a semana, com prazos definidos para entregar as tarefas. Isso também ajuda com uma visão mais ampla da sua rotina.

2. Organize o seu local de trabalho

O seu ambiente de trabalho diz muito sobre o seu estado mental. Ou seja, um ambiente desorganizado revela uma mente confusa e com dificuldades de estabelecer prioridades. Ao organizar o seu ambiente de trabalho, você encontra com mais facilidade o que procura, evita o acúmulo de papéis que não serão usados e mantém ao alcance somente o que realmente será útil. Descarte o que não usa e, caso precise, use caixas organizadoras.

3. Mantenha uma agenda atualizada para otimizar a produtividade e gestão do tempo

Esta dica se relaciona diretamente às anteriores. Assim, saber exatamente o que você deve fazer durante o dia, seja em casa ou no trabalho, ajuda a ter uma visão mais ampla a respeito das suas rotinas, o que facilita se organizar para deslocamentos, cumprimento de horários e atividades do dia a dia.

Para tanto, você pode responder a algumas perguntas que facilitarão a organização da sua agenda. Veja a seguir!

• O que eu tenho de priorizar para conseguir uma melhor organização?
• Qual é o meu horário total disponível para executar as tarefas e entregar o que precisa ser feito?
• Existe alguma atividade que pode levar um tempo maior?

Responder a essas perguntas pode ser complicado no início, mas, com o tempo, isso vai se tornando bastante natural e fluido, fazendo com que a gestão do tempo e a produtividade sejam algo mais fácil de administrar.

4. Estabeleça prioridades

Um erro recorrente das pessoas que têm dificuldade de gerir o tempo e a produtividade está no não estabelecimento de prioridades. Ou seja, isso quer dizer que elas não sabem o que precisa ser feito primeiro. Se esse for o seu caso, saiba que uma forma de contornar a situação é usar a classificação das tarefas em 4 tipos.

Importantes e urgentes

Diz respeito àquelas atividades que, quando não realizadas imediatamente, podem trazer diversos impactos para a rotina do profissional e para quem trabalha com ele. Assim, elas precisam ser as primeiras da sua lista.

Importantes, mas não urgentes

Atividades muito importantes para o desenvolvimento do negócio, mas podem aguardar.

Urgentes, mas não importantes

Atividades que estão com o prazo curto para entregas e, apesar de não terem tanto peso imediato, sua conclusão é necessária para que o cronograma seja cumprido.

Não urgentes e não importantes

Quando as tarefas não urgentes surgem, elas podem esperar, ou seja, você pode colocá-las no final da sua lista de atividades.

5. Faça uma coisa de cada vez

O ideal é montar a sua lista de afazeres, enumerar as prioridades e executá-las uma de cada vez. Comece uma tarefa e termine. Quando acabar, dê início a outra… e assim por diante.

6. Estabeleça prazos

Para ter sucesso na gestão do tempo e produtividade, é necessário trabalhar com prazos para executar as suas tarefas diárias. Procure fazer isso mesmo se houver um prazo grande. Dessa forma, é possível estabelecer uma quantidade de tempo durante o dia para se dedicar a cada tarefa específica.

7. Elimine as distrações

Para aumentar o seu foco e sua produtividade, elimine as distrações, como checar e-mails toda hora, redes sociais, conversas prolongadas no cafezinho e até mesmo aquelas reuniões pouco produtivas. Assim, você aumenta a sua concentração e capacidade de foco, elevando os seus resultados.

No caso dos e-mails, separe alguns minutos pela manhã, à tarde e ao final do expediente para respondê-los. Dessa forma, você ganha eficiência.

8. Saiba dizer “não” quando for preciso

Por mais que você queira dar conta de tudo, essa é uma missão quase impossível. Não tenha medo de estabelecer as suas prioridades e descartar tarefas ou situações que pouco agregam. Lembre-se de que, quando você diz sim para muitas pessoas, está abrindo mão de um tempo de qualidade para fazer o que realmente precisa ser feito (ou mesmo para descansar).

Explique para a outra pessoa, mesmo que seja o seu(ua) chefe, os motivos de não poder atendê-lo(a) naquele momento — elenque as suas prioridades para entregar os resultados que almeja. Pode ser um desafio no início, mas, à medida que for elevando a sua produtividade, as pessoas ao seu redor passarão a respeitar você pelas entregas que está realizando.

Além disso, bons líderes têm consciência de que colaboradores que acumulam diversas atividades e não conseguem entregá-las são pouco produtivos, e isso afeta a performance e os resultados esperados para a área em questão.

9. Conte com uma ferramenta de gestão para a produtividade e gestão do tempo

Ao adotar uma ferramenta de gestão para as suas atividades, você pode concentrar todas as tarefas — ou grande parte delas — em um mesmo ambiente, o que otimiza o seu tempo. Além disso, reduz as chances de erros, pois os sistemas podem ser parametrizados. Você ainda pode criar alarmes para a agenda, por exemplo, e contar com uma série de outras soluções para elevar a qualidade e a eficiência do seu trabalho.

Produtividade e gestão do tempo são competências que andam juntas e precisam ser administradas de forma estratégica. Assim, seguindo nossas dicas, você estará mais perto de conquistar os seus resultados!

Gostou deste artigo? Então, compartilhe conosco sua opinião deixando um comentário!

Inclusive, se quiser saber mais profundamente como melhorar a sua produtividade com um sistema de gestão integrado e eficiente, entre em contato conosco!