Para conseguir os resultados esperados, principalmente no trabalho, é necessário estar atento a dois fatores: produtividade e gestão do tempo. Ambos estão conectados e são competências fundamentais para alcançar os resultados pelas instituições de ensino públicas e privadas. Conciliar essas duas competências exige organização e preparo, além de saber priorizar as tarefas mais importantes.

Para ajudar você a administrar a gestão do tempo e a produtividade, preparamos este artigo com 9 dicas. Acompanhe!

1. Faça uma lista com as tarefas do dia a dia

Para otimizar o seu tempo, é preciso identificar as atividades que faremos; para isso, uma lista é uma forte aliada. Comece anotando todas as suas atividades diárias. Se possível, faça um cronograma para a semana, com prazos definidos para entregar as tarefas. Isso também ajuda com uma visão mais ampla da sua rotina.

2. Organize o seu local de trabalho

O seu ambiente de trabalho diz muito sobre o seu estado mental. Ou seja, um ambiente desorganizado revela uma mente confusa e com dificuldades de estabelecer prioridades. Ao organizar o seu ambiente de trabalho, você encontra com mais facilidade o que procura, evita o acúmulo de papéis que não serão usados e mantém ao alcance somente o que realmente será útil. Descarte o que não usa e, caso precise, use caixas organizadoras.

3. Mantenha uma agenda atualizada para otimizar a produtividade e gestão do tempo

Esta dica se relaciona diretamente às anteriores. Assim, saber exatamente o que você deve fazer durante o dia, seja em casa ou no trabalho, ajuda a ter uma visão mais ampla a respeito das suas rotinas, o que facilita se organizar para deslocamentos, cumprimento de horários e atividades do dia a dia.

Para tanto, você pode responder a algumas perguntas que facilitarão a organização da sua agenda. Veja a seguir!

• O que eu tenho de priorizar para conseguir uma melhor organização?
• Qual é o meu horário total disponível para executar as tarefas e entregar o que precisa ser feito?
• Existe alguma atividade que pode levar um tempo maior?

Responder a essas perguntas pode ser complicado no início, mas, com o tempo, isso vai se tornando bastante natural e fluido, fazendo com que a gestão do tempo e a produtividade sejam algo mais fácil de administrar.

4. Estabeleça prioridades

Um erro recorrente das pessoas que têm dificuldade de gerir o tempo e a produtividade está no não estabelecimento de prioridades. Ou seja, isso quer dizer que elas não sabem o que precisa ser feito primeiro. Se esse for o seu caso, saiba que uma forma de contornar a situação é usar a classificação das tarefas em 4 tipos.

Importantes e urgentes

Diz respeito àquelas atividades que, quando não realizadas imediatamente, podem trazer diversos impactos para a rotina do profissional e para quem trabalha com ele. Assim, elas precisam ser as primeiras da sua lista.

Importantes, mas não urgentes

Atividades muito importantes para o desenvolvimento do negócio, mas podem aguardar.

Urgentes, mas não importantes

Atividades que estão com o prazo curto para entregas e, apesar de não terem tanto peso imediato, sua conclusão é necessária para que o cronograma seja cumprido.

Não urgentes e não importantes

Quando as tarefas não urgentes surgem, elas podem esperar, ou seja, você pode colocá-las no final da sua lista de atividades.

5. Faça uma coisa de cada vez

O ideal é montar a sua lista de afazeres, enumerar as prioridades e executá-las uma de cada vez. Comece uma tarefa e termine. Quando acabar, dê início a outra… e assim por diante.

6. Estabeleça prazos

Para ter sucesso na gestão do tempo e produtividade, é necessário trabalhar com prazos para executar as suas tarefas diárias. Procure fazer isso mesmo se houver um prazo grande. Dessa forma, é possível estabelecer uma quantidade de tempo durante o dia para se dedicar a cada tarefa específica.

7. Elimine as distrações

Para aumentar o seu foco e sua produtividade, elimine as distrações, como checar e-mails toda hora, redes sociais, conversas prolongadas no cafezinho e até mesmo aquelas reuniões pouco produtivas. Assim, você aumenta a sua concentração e capacidade de foco, elevando os seus resultados.

No caso dos e-mails, separe alguns minutos pela manhã, à tarde e ao final do expediente para respondê-los. Dessa forma, você ganha eficiência.

8. Saiba dizer “não” quando for preciso

Por mais que você queira dar conta de tudo, essa é uma missão quase impossível. Não tenha medo de estabelecer as suas prioridades e descartar tarefas ou situações que pouco agregam. Lembre-se de que, quando você diz sim para muitas pessoas, está abrindo mão de um tempo de qualidade para fazer o que realmente precisa ser feito (ou mesmo para descansar).

Explique para a outra pessoa, mesmo que seja o seu(ua) chefe, os motivos de não poder atendê-lo(a) naquele momento — elenque as suas prioridades para entregar os resultados que almeja. Pode ser um desafio no início, mas, à medida que for elevando a sua produtividade, as pessoas ao seu redor passarão a respeitar você pelas entregas que está realizando.

Além disso, bons líderes têm consciência de que colaboradores que acumulam diversas atividades e não conseguem entregá-las são pouco produtivos, e isso afeta a performance e os resultados esperados para a área em questão.

9. Conte com uma ferramenta de gestão para a produtividade e gestão do tempo

Ao adotar uma ferramenta de gestão para as suas atividades, você pode concentrar todas as tarefas — ou grande parte delas — em um mesmo ambiente, o que otimiza o seu tempo. Além disso, reduz as chances de erros, pois os sistemas podem ser parametrizados. Você ainda pode criar alarmes para a agenda, por exemplo, e contar com uma série de outras soluções para elevar a qualidade e a eficiência do seu trabalho.

Produtividade e gestão do tempo são competências que andam juntas e precisam ser administradas de forma estratégica. Assim, seguindo nossas dicas, você estará mais perto de conquistar os seus resultados!

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Inclusive, se quiser saber mais profundamente como melhorar a sua produtividade com um sistema de gestão integrado e eficiente, entre em contato conosco!

Colina Tech

09.03.2021