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Um assunto que muitos gestores da educação passam um grande sufoco, é a mensalidade escolar atrasada, não é mesmo?
Mas fique tranquilo, há maneiras de realizar a recuperação de inadimplentes com bastante eficácia e dentro do que a legislação determina. Antes de chegarmos a elas, vamos ver primeiro o que é permitido e o que não é.
Quer saber como o sistema de gestão pode te ajudar com isto? Confira!
Afinal, o que pode ser considerada uma mensalidade escolar atrasada?
A inadimplência escolar é, sem dúvida, um dos maiores problemas que as escolas podem enfrentar. Afinal, manter uma educação de qualidade é uma tarefa que exige investimentos significativos.
Nesse sentido, as instituições de ensino são como qualquer outra empresa. Precisa de dinheiro em caixa para se manter à tona e investir em melhorias, o que não é viável sem o pagamento de uma mensalidade, que muitas vezes é a única fonte de renda.
Em algumas instituições, a inadimplência escolar é comum. Quando os pais e responsáveis pagam suas mensalidades com atraso, a escola e a própria família ficam em apuros, e se envolvem em algumas situações desagradáveis.
Por isso, é necessário diagnosticar e combater a inadimplência, principalmente agora que tende a aumentar devido à crise econômica.
O que a instituição educacional PODE fazer com uma mensalidade escolar atrasada?
Aqui, separamos dois motivos que a instituição educacional pode fazer relacionado a uma mensalidade escolar atrasada. Confira
1. Cobrar a dívida judicialmente
Existe uma relação de consumo entre a escola e os pais, de modo que qualquer dívida pode ser recuperada judicialmente sob o Código de Defesa do Consumidor. Antes de cobrar dessa forma, certifique-se de que o inadimplente saiba da existência da dívida e aguarde pelo menos 90 dias, pois um prazo menor do que isso só é entendido como impontual pela jurisprudência.
2. Não aceitar a rematrícula do aluno
O Art. 5° da Lei n° 9.870/99 garante o direito das escolas de não aceitar a readmissão de alunos inadimplentes. Ela também não é obrigada a conceder a estes alunos condições especiais para quitação de suas dívidas, decisão que cabe inteiramente a própria.
O que a instituição educacional NÃO pode fazer com uma mensalidade escolar atrasada?
1. Cobrar a mensalidade escolar em atraso de forma vexatória
Atenção ao Art. 42 do CDC. Nele, a cobrança de dívidas não deve significar ser ridicularizado, constrangido ou ameaçado. Em outras palavras, qualquer comportamento que um juiz possa interpretar como vexatório ou ameaçador deve ficar longe de sua escola.
Em outras palavras, está terminantemente PROIBIDO:
- Cobrar a dívida através de mensagens pelo aluno
- Expor a dívida para outros pais
- Expor a dívida em redes sociais ou grupos de WhatsApp
- Ameaças de prejudicar o aluno de qualquer forma se a dívida não for paga.
- Usar xingamentos e agressividade na hora da cobrança
2. Impedir que o aluno realize provas
Não, as escolas não podem impedir os alunos de fazerem os exames enquanto os pais estão em dívida com os pagamentos. Isso está previsto no Art. 6º da Lei nº 9.870/99. Portanto, as escolas precisam estar cientes de que, em caso de atraso nas mensalidades, as atividades dos alunos em sala de aula não serão afetadas por nenhuma penalidade.
3. Reter documentos
O mesmo artigo do tópico anterior também proíbe as escolas de reter documentos de estudantes em caso de inadimplência. Portanto, se o responsável solicitar à escola os documentos necessários para a transferência do aluno, como histórico escolar, declaração de transferência, etc., mesmo que a escola ainda esteja com as mensalidades em atraso, ela não poderá recusar.
4. Desligar o aluno da escola ou faculdade antes do final do ano letivo (ou semestre, no caso de ensino superior)
Como percebemos, a lei não permite que os alunos sejam prejudicados quando seu responsável financeiro estiver com dívidas pendentes. Isso também pode ser verificado no § 1º do artigo 6º da mesma lei que estabelece que, no caso do ensino superior, as escolas não podem desligar os alunos antes do final do ano letivo ou do período letivo.
4 formas de fazer a cobrança da mensalidade escolar atrasada
Embora este seja um processo desafiador, podemos realizar cobranças de dívidas escolares sem constranger os alunos ou correr o risco de infringir a lei. Confira, abaixo, nossas 6 dicas de cobrança ética para garantir um bom relacionamento entre ambas as partes.
1. Tenha canais de comunicação diversificados
No mundo de hoje, onde as pessoas são bombardeadas com informações o tempo todo. Devido a isso, o potencial de os pagamentos acabarem sendo esquecidos é enorme. Para evitar que isso aconteça, uma boa estratégia é proporcionar às famílias vários canais de comunicação.
Assim, as escolas adicionam pontos de contato e também podem programam diferentes recados de cobrança. Seja um lembrete antes da data de vencimento ou avisos quando o pagamento estiver em aberto.
2. Invista em um departamento de cobranças
Para saber como cobrar as mensalidades, é importante ter uma equipe estruturada. Essas pessoas gerenciarão os contratos assinados e cuidarão de tudo, desde a emissão de documentos até a cobrança de pagamentos em caso de atrasos.
Além disso, seus dados de contato devem sempre ser fornecidos na mensagem de cobrança para que o responsável pelo aluno tenha clareza a quem deve recorrer caso precise discutir valores ou negociar pagamentos e prazos.
3. Estabeleça uma régua de cobranças
Definir protocolos para cada situação pode ajudar muito no funcionamento das escolas. No caso de cobranças mensais atrasadas, é fundamental ter uma “régua de cobrança”.
Isso também ajuda a garantir que o tratamento dos alunos e suas famílias seja igualitário e transparente, evitando mal-entendidos.
Sua escola pode ter uma escala de cobrança para cada canal de atendimento: telefone, e-mail, WhatsApp ou agenda digital. Por exemplo, no caso de cobrança por telefone, que é mais sutil por ser totalmente pessoal, o roteiro pode ser:
- Gentilmente, informar o motivo da ligação (aviso de atraso da mensalidade); descobrir e registrar o motivo do não pagamento; agendar e registrar uma nova data de pagamento; enviar e-mail ao cliente um dia antes do novo vencimento lembrando-o do acordo.
Inclusive, você pode conferir nosso e-book sobre régua de cobrança de mensalidade escolar. Pode te ajudar muito neste momento.
4. Faça negociações humanizadas
Cobrar pessoas nunca é algo prazeroso. Mas, embora o dinheiro seja fundamental para o funcionamento da escola, é importante que as famílias inadimplentes se sintam compreendidas neste momento. Muito provavelmente, essas pessoas também não estão nessas situações de maneira proposital.
Por isso, é muito importante demonstrar empatia e garantir que a negociação não afete o aluno. Invista em treinamento para que sua equipe saiba como fazê-lo da melhor forma possível.
Conclusão
Conseguiu perceber como uma mensalidade escolar atrasada pode ser uma demanda que exige um pouquinho mais de energia, mas não é algo impossível!
Nós, da Activesoft estamos sempre atentos da maneira de se portar na hora de realizar esta cobrança, tanto na comunicação quanto no processo.
Quer saber como melhorar a gestão de cobrança da sua escola, além de otimizar seus demais processos? Confira o nosso e-book abaixo!
E, se quiser saber como podemos otimizar a gestão da sua escola particular, fale conosco agora mesmo no chat abaixo!