A maneira como a campanha de matrícula escolar é realizada define como será a gestão financeira da sua escola particular por todo o ano letivo. Sendo assim, evitar o mínimo de erros possíveis é fundamental para garantir a saúde das suas finanças. 

A ausência de um planejamento adequado para esse período pode dificultar a captação de alunos e resultar em evasão escolar.

Ainda que a sua escola saiba da importância de elaborar uma campanha de matrícula escolar eficiente, há possibilidades de algo fugir do planejamento e causar transtornos para a escola particular. 

A falta de um objetivo bem definido pode impactar significativamente todo o seu resultado. Por isso, se você quer captar alunos e aumentar a receita da sua escola, fique conosco. Neste artigo mostraremos os principais erros que devem ser evitados na campanha de matrícula escolar.

Boa leitura!

O que fazer para não errar na campanha de matrícula escolar?

O sucesso da campanha de matrícula escolar está diretamente relacionado a diferentes esforços empregados pelas áreas de gestão, marketing e vendas. Isso é necessário para que a elaboração das ações possibilite uma abordagem adequada para atrair e fidelizar novos alunos.

Confira a seguir os erros que a sua escola particular deve evitar para ter êxito na campanha de matrícula escolar:

1. Não definir metas claras de captação de alunos

Quando não há objetivos para alcançar, o processo de captação de alunos fica sem propósito, gerando desmotivação dos colaboradores envolvidos. Com isso, o trabalho realizado por eles tem a sua eficiência comprometida.

Por isso, é essencial definir com clareza a quantidade de matrículas que a escola particular em questão deseja captar. Porém, é necessário analisar o total de vagas disponíveis para elaborar ações certeiras, aumentando as chances de sucesso da campanha de matrícula escolar.

2. Não direcionar as ações para um público-alvo

Apontar as suas estratégias para todos os lados diminui a efetividade da campanha de matrícula escolar, uma vez que esse comportamento atinge pessoas fora do seu público-alvo.

Num primeiro momento, esses pais e responsáveis podem se interessar pela proposta pedagógica da escola e demais vantagens. Contudo, ao conhecê-los, percebem que o seu serviço não atende às necessidades deles.

Considerando esses pontos, é necessário definir o perfil das famílias beneficiadas pela escola para compreender quem realmente se enquadra no seu público-alvo. Com isso, torna-se viável desenvolver um relacionamento direto com os pais e responsáveis que são o foco da escola, logo a conversão de matrículas é potencializada.

3. Não divulgar os diferenciais da escola

Este, sem dúvidas, é um dos erros que você deve evitar durante a campanha de matrícula escolar: não focar na divulgação dos diferenciais da escola particular por meio dos canais de comunicação disponíveis.

Essa iniciativa é fundamental, já que são informações relevantes e que influenciam bastante na hora de decidir qual a melhor escola para os filhos. Afinal, há uma variedade de escolas que oferecem os mesmos serviços. Porém, aquela que se destaca mais será a escolhida pelas famílias.

Por isso, é importante conhecer todos os pontos fortes da sua escola particular, seja pelo ensino bilíngue, alunos que se destacam em competições esportivas, artísticas e olimpíadas de conhecimento, total de estudantes aprovados no ENEM e vestibulares tradicionais (ainda utilizado por algumas faculdades e universidades), entre outros. 

Não esqueça de destacar a qualificação da equipe pedagógica e dos demais colaboradores, para que todos tenham um discurso alinhado no momento de receber e atender a todas essas famílias.

A divulgação desses diferenciais também pode ser realizada de outras formas no decorrer do ano letivo. Nesse ponto, investir em estratégias de marketing faz toda a diferença. Aqui, reforçamos a importância da utilização das redes sociais e o estímulo às famílias para compartilhar as informações com outras pessoas, criando o marketing boca a boca.

É crucial que todas as estratégias sejam aplicadas no decorrer de toda a campanha de matrícula escolar. Essa prática pode, inclusive, impulsionar a rematrícula dos estudantes mais antigos. Por isso, dedique-se a conhecer os pontos fortes da sua escola e utilize-as sem medo a seu favor.

4. Não desenvolver uma política de indicação

Você sabia que o marketing boca a boca ainda é um recurso bastante eficiente utilizado pelas escolas particulares? 

Descartar o potencial de divulgação espontânea realizada pelas famílias dos alunos pode afetar as suas finanças. Isso porque eles possuem uma rede de contatos compatível com o seu público-alvo. 

Sendo assim, a indicação de alguém dessas várias redes de contatos pode ser crucial para uma tomada de decisão no ato da escolha da escola particular para os seus filhos.

Oferecer um ensino de qualidade e serviços de excelência não bastam. É fundamental que a escola desenvolva uma política de indicação, visando oferecer condições especiais de pagamento para as famílias que indicarem novos alunos, por exemplo. Você pode aplicar desde descontos até matrícula até entrega de brindes para os alunos.

5. Não utilizar ferramentas digitais

O uso de soluções tecnológicas promove diversas vantagens para a escola particular, indo muito além das salas de aula e dos processos de aprendizagem, mas também aplicado para a captação de alunos.

O mundo está cada vez mais digital e a facilidade de acesso à internet e as plataformas virtuais deve ser visto como um ponto a favor para a escola particular. 

Muitos pais e responsáveis podem buscar informações nas redes sociais e no site e se deparar com informações desatualizadas sobre a escola. Isso pode ser um fator determinante para a realização ou não da matrícula escolar.

Por isso, é essencial manter uma comunicação ativa em todas as plataformas da instituição de ensino, capaz de demonstrar o seu diferencial e fornecer informações claras para auxiliar na tomada de decisão dos pais.

5.1. Ferramentas Digitais na matrícula

Ainda sobre soluções digitais, outro ponto que requer atenção das escolas é a oferta de praticidade às famílias no período de matrícula escolar e também no momento da matrícula.

Sabemos que a rotina de muitos pais e responsáveis é bastante agitada. Diversos compromissos na agenda, além dos imprevistos que surgem, impede-os de comparecerem à escola particular para tratar de questões diversas.

Por isso, faz toda a diferença investir num processo de matrícula e rematrícula online, fazendo com que a sua escola tenha destaque perante as demais.

Com a ajuda de um sistema de gestão escolar, é possível transformar essa possibilidade em  realidade, já que possui ferramentas que permitem aos pais realizar a matrícula e rematrícula com apenas um clique, de onde quer que estejam e por meio de qualquer dispositivo.

Todas as etapas do processo podem ser realizadas à distância, inclusive o envio da documentação necessária para garantir a vaga dos estudantes. 

Nesse sentido, todas as partes saem ganhando. Os pais, pela facilidade e agilidade em tratar de demandas sem burocracia e a qualquer momento (respeitando prazo estabelecido, obviamente) e a escola. Esta última terá redução de custos com pessoal e também com impressão de papel, além da economia de espaço para guardar toda a documentação. 

6. Não realizar a gestão adequada dos contatos

Um erro constante das escolas é não criar uma lista de contatos com os responsáveis que já manifestaram interesse pelos seus serviços, mas não efetivaram a matrícula. 

Sendo assim, o ideal é registrar todos os contatos realizados de modo espontâneo e num outro momento abordar os pais e responsáveis para uma apresentação mais detalhada da escola particular.

Essa iniciativa demonstra o cuidado e o interesse da escola para com os familiares. A estratégia favorece a instituição, já que é um ponto positivo para a realização da matrícula, uma vez que foi estabelecida uma conexão mais próxima e confiável desde o primeiro contato.

Conclusão

O período de matrícula escolar é um momento que pede cuidado e estratégias certeiras para a captação de alunos. Por isso, a sua escola deve se preparar para atender a todas as demandas de um jeito prático, ágil e eficiente.

Você pode tornar o processo ainda mais fácil e se destacar no mercado educacional utilizando um sistema de gestão escolar completo que possibilita aos pais e responsáveis realizar todas as etapas com apenas um clique.

Isso não apenas melhora a eficiência, mas também a satisfação dos pais, que podem apreciar a conveniência e a simplicidade do processo.

A Activesoft tem a melhor solução para transformar a gestão da sua escola particular, trazer os melhores resultados e destacar a sua escola entre os seus concorrentes. Mas não se trata apenas de números. É sobre fornecer uma experiência de matrícula que respeite o tempo e a energia de todos os envolvidos.

Fale com um especialista agora mesmo e descubra como a Activesoft pode ajudar a elevar o perfil da sua escola particular, melhorar a satisfação dos pais e impulsionar a sua marca no mercado educacional. 

Estamos prontos para ajudá-lo a fazer da matrícula um diferencial estratégico para sua escola.

Colina Tech

21.06.2023