Posso ajudar?

Sistemas Complementares

Ferramentas que complementam a solução, abrangendo outros setores da instituição e trazendo agilidade na interação com pais, alunos e professores.

Portal web

  • Alunos
    • Matrícula;
    • Inscrição em eventos;
    • Contrato;
    • Plano de ensino;
    • Andamento do curso;
    • Quadro de horários;
    • Diário de classe;
    • Porta arquivos;
    • Atividades complementares;
    • Consulta ao acervo da biblioteca, reserva e renovação.
  • Professores
    • Digitação de notas;
    • Diário (+ frequência);
    • Plano de ensino;
    • Relatórios (lista de frequência, avaliações, relação de alunos, e mais;
    • Quadro de horários;
    • Porta arquivos.

Matrícula online

  • Permite que o aluno utilize o Portal Web para realizar sua matrícula em disciplinas.
  • É apresentado para o aluno as turmas/disciplinas oferecidas pela Instituição e ele pode selecionar quais deseja se matricular.
  • O sistema faz verificações como choque de horário entre as disciplinas e de pré-requisitos. Em seguida o módulo faz geração da cobrança (títulos/boletos), inclusive já respeitando descontos ou financiamento FIES, quando aplicável.

Diário de classe online

  • Automatiza o lançamento das atividades realizadas, tarefas delegadas pelo professor em sala de aula e da frequência dos alunos dia a dia. Este registro poderá ser feito pela secretaria via sistema ou pelo professor através da internet.
  • Otimiza o tempo dos Professores e da Secretaria
    • Possibilita que os seja efetuado o registro do diário de classe (frequência diária, atividades desempenhadas, tarefas para casa, etc.);
    • A Secretaria pode utilizar estas informações para emitir o relatório Diário de Classe, atendendo obrigatoriedade da Secretaria de Educação, já com todas as informações impressas, requerendo apenas a assinatura do professor;
    • Organização: durante o período das aulas, os dados podem ser alterados facilmente, eliminando as rasuras, que não são permitidas pelo MEC. Assim a Secretaria não precisar passar os diários a limpo, basta que eles sejam impressos e assinados pelos professores. Em seguida o setor finaliza os diários, impedindo alterações.
  • Vantagens
    • Estas informações podem ser disponibilizadas no Portal Web para os alunos vinculados às turmas e para seus responsáveis. Através do Portal Web os professores podem efetuar diretamente o lançamento das informações;
    • Segurança: uma vez registrados os dados no sistema, não haverá mais o risco de perda de documentos;
    • O diário é integrado à planilha de notas; calcula e preenche automaticamente as informações de 'aulas dadas' e 'quantidade de faltas'.

Biblioteca

  • Um sistema prático, ágil e versátil. Pronto para ajudar na organização do seu centro de informações. Foi desenvolvido para atender as demandas de bibliotecas universitárias, escolares, especializadas e particulares de pequeno, médio e grande porte.
  • Principais características
    • Catalogação de materiais conforme o AACR2R, permitindo a entrada de todos os tipos de itens do acervo, como livros, periódicos, mapas, multimídia, etc.;
    • Integração de usuários com o sistema Acadêmico, evitando duplicação de cadastros e inconsistências de dados;
    • Segurança nas rotinas de empréstimo, devolução e renovação, pois o sistema faz várias verificações para assegurar que todas as regras de circulação definidas pela biblioteca serão cumpridas;
    • Caixa de recebimento;
    • Segurança e auditoria, que garantem a definição de níveis de permissão por usuário e rastreabilidade de alterações realizadas.
  • Facilidades
    • Possui ferramentas que permitem que a biblioteca customize regras de catalogação, circulação, formato das etiquetas, textos pré formatados para carta de cobrança, nada consta, etc.;
    • As etiquetas podem ser impressas com tarjas coloridas, muito utilizadas em bibliotecas infantis;
    • Pesquisa de materiais rápida e avançada, além de vários relatórios para consultar o acervo e outras informações;
    • Importação de dados MARC, para uma catalogação rápida e simples;
    • Organização dos exemplares dos títulos da biblioteca, com controle individual de número de tombo, ano, forma de aquisição, biblioteca e situação;
    • Geração de referência dos materiais, de acordo com a NBR ABNT 6023 Informação e documentação - Referências – Elaboração/2002, ainda em vigor hoje;
    • Geração de ficha catalográfica com um clique;
    • Permite cadastro e registro de uso de ambientes, como salas e cabines para estudo.
  • Principais relatórios
    • Livro de tombo;
    • Relação de materiais e exemplares;
    • Relação de materiais por quantidade de empréstimos;
    • Histórico de movimentações;
    • Relação de empréstimos vencidos e pendentes;
    • Carta de cobrança de empréstimos vencidos;
    • Declaração de nada consta.
  • Quando o cliente possui Portal Web EB, ele tem funcionalidades X, Y, Z.
  • Quando o cliente possui Portal Web ES, ele tem funcionalidades X, Y, Z.
  • Integração: Cliente com 2 bancos do Siga, pode usar um único banco para biblioteca (integração). Exemplo: Mater Christi - Mossoró: Colégio e Cursinho Vírus.

Almoxarifado

  • Cadastro de materiais organizado por grupos, com controle de estoque dos materiais por almoxarifado: o sistema gerencia a quantidade disponível e a quantidade mínima de cada material.
  • Integração do almoxarifado com o contas a pagar
    • O sistema permite a integração entre os setores mediante a comunicação de dados das compras de materiais. Com isto reduz o tempo necessário para lançar as notas e facilita a conferência das informações, como fornecedor, valor, data e número da NF.
  • Entrada de materiais
    • O sistema registra a entrada dos materiais em um determinado almoxarifado, armazenando informações como o fornecedor, número da nota fiscal e quantidade e preço de compra de cada material.
  • Ajuste de estoque
    • Necessário para corrigir inconsistências entre o saldo indicado pelo sistema e o estoque físico. Solicita o tipo de ajuste para permitir relatórios sintéticos.
  • Movimentação de materiais
    • Registro da transferência de materiais entre estoques, possibilitando a emissão de guia para controle e assinatura dos funcionários envolvidos.
  • Requisição de materiais
    • Através do próprio programa, os funcionários irão efetuar a requisição de materiais, sendo alertados da existência ou não da quantidade demandada em estoque;
    • A requisição de materiais é efetuada diretamente no sistema pelos funcionários dos diversos setores.
  • Fornecimento de materiais
    • O funcionário do almoxarifado é avisado de que há uma requisição pendente e define as quantidades fornecidas a partir das quantidades solicitadas;
    • Após esta etapa, o funcionário entrega o material e, diretamente no sistema e sem uso de papel, o requisitante assina eletronicamente o recebimento, no que ocorre o processo de baixa de estoque e alimenta as estatísticas de consumo.

Protocolo

  • Com este módulo a Instituição irá configurar quais documentos poderão ser solicitados pelos alunos, através do Portal, como declarações, histórico, etc.;
  • Estes documentos podem ou não gerar cobrança, também pode ser cobrado somente a partir da segunda solicitação, por exemplo;

Inscrições em eventos

  • Facilita a inscrição de alunos em eventos, como cursos oferecidos pela Instituição, inclusive para o público externo, como na inscrição em vestibulares;
  • O sistema é flexível para a configuração dos tipos de evento, controle de vagas, valores, e mais;
  • Permite criar questionários e emitir relatórios.

Captação de aluno

O Módulo de Gestão de Captação de Alunos muda a sua forma de gestão no alcance de novas matrículas.

Já imaginou ter uma plataforma que auxilie na sua Gestão e captação de novos alunos de forma bem mais eficaz e assertiva?

  • Integrada ao sistema Activesoft.
  • Já na nova plataforma 100% web.
  • Com versão inicial free.

Alunos interessados em mudar de escola surgem durante o ano todo.

Por que a minha instituição precisa?

1.  Registro inicial

De forma rápida e ágil a pessoa que recepciona o visitante por telefone, whatsapp ou presencialmente anota as principais informações de contato,

iniciando a captação dos motivos de interesse pela escola.


2.  Funil (Etapas)

A escola estabelece as etapas de interação com o aluno/responsável interessado (conhecido como funil de vendas)

para acompanhar o andamento do contato e em que etapa se encontram os alunos durante o período de matrícula.


3. Acompanhamento

Após a visita, a escola interage com o aluno ou responsável para auxiliá-lo na decisão.

  • Direto do celular/tablet o diretor da escola acompanha cada etapa de novos visitantes e fechamento de matrículas.

  • Toda interação feita com o aluno ou responsável fica registrado em um só lugar, sem perda de informação, otimizando tempo e com maior aproximação do aluno.

  • A escola pode estabelecer a sua régua de retorno de contato .

  • Os registros de quem fez a interações contribuem para que haja um reconhecimento e/ou aprimoramento da formação do colaborador e das estratégias de abordagem.


4. Análise dos resultados

O Diretor/Coordenador monitora o desempenho da campanha de matrícula em cada etapa,

para decisões precisas antes mesmo do término do período, com a total Gestão da captação de aluno, além de:

  • Acompanhar a jornada de decisão sobre a matrícula dos alunos interessados (leads qualificados).
  • Analisa em que etapa ocorreram as desistências.
  • Identifica se houveram falhas no processo de interação.
  • Conclui ao final do período se o plano de mídia/campanha  alcançou o público alvo.
  • Indica a origem dos alunos matriculados por tipo de mídia utilizada (outdoor, outbus, panfletagem, eventos, bolsas de estudo).
  • Evidencia qual a série mais procurada na escola.