Uma instituição de ensino não cresce de maneira sustentável garantindo apenas números expressivos de alunos. Pois, sem uma estratégia de gestão financeira que garanta o controle dos recursos e possibilita investimentos contínuos, manter a qualidade estrutural e pedagógica se torna impossível.  

Portanto, independentemente do tamanho da escola, é necessário que o gestor analise, otimize e implemente métodos que possibilitem reduzir problemas como a inadimplência escolar, o desperdício de recursos e descontrole do fluxo de caixa. 

Assim, compreendendo a necessidade de adotar métodos para gerenciar as finanças escolares, oferecendo o crescimento da instituição de ensino, preparamos este post com cinco dicas práticas para garantir a segurança financeira da sua escola. 

Confira as nossas dicas!

1. Defina metas

Antes de iniciar qualquer jornada, precisamos definir o nosso destino. Por isso, esse é o objetivo desta etapa. É o momento do gestor planejar os próximos investimentos da escola.  

Nesta parte é fundamental que todas as metas para a instituição de ensino, sejam elas de curto, médio ou longo prazo, sejam listadas. Lembrando que todos esses objetivos precisam ser mensuráveis, só assim o progresso poderá ser medido. 

E para que seja mais fácil elencar todos os planos, o gestor pode usar essas perguntas para nortear cada meta:

• Qual a prioridade de realizar essa atividade? (ex: alta, média ou baixa)
• Quando pretendo realizar esse plano? (ex: próximo semestre, em 2022)
• O que preciso fazer para conquistar este objetivo? (ex: alcançar x resultado, conquistar y certificação, conseguir z parceria)
• Quem serão os envolvidos no projeto? (ex: o corpo docente, investidores, os pais, o banco x)

Dessa forma, independente da complexidade do objetivo, o que fará dele um plano executável ou não, será o compromisso com a gestão do fluxo de gastos da escola. 

2. Faça um planejamento financeiro

Depois de elencar os objetivos a curto, médio e longo prazo, é o momento de analisar as finanças da escola e construir um planejamento financeiro que viabilize investimentos assertivos para a instituição.

Nesta etapa, o gestor deve avaliar a forma com que os recursos estão sendo investidos. Então, é o momento de conhecer os custos reais da manutenção de cada setor e serviço, reavaliar as contas fixas e a regularidade da compra de materiais. 

Lembrando que o sucesso dos objetivos estabelecidos depende da construção de um bom planejamento financeiro. Esta é a etapa de revisar os investimentos e as receitas, a fim de otimizar os processos de administração financeira. 

O processo para a elaboração do planejamento tem poucos passos. E já apresentamos na dica anterior.

I. Defina metas para a gestão financeira

Dedique um tempo para elencar todas as suas metas e responder às perguntas da etapa anterior. Lembre-se, realizar objetivos é muito mais fácil quando conseguimos enxergar o processo com clareza. 

II. Faça o diagnóstico das finanças da escola

É necessário conhecer e revisar todas as despesas e receitas da escola para conseguir identificar problemas e otimizar recursos. E nesta etapa o gestor pode, como por exemplo:

• Fazer comparativos das despesas mensais atuais com períodos anteriores;
• Buscar maneiras para reduzir os gastos com contas de água, luz, internet, assinaturas e telefone;
• Negociar condições de pagamento com fornecedores e prestadores de serviço;
• Reduzir a quantidade de horas extras mensais; 
• Mapear os pais de alunos que estão inadimplentes.

III. Estabeleça um orçamento para sua gestão financeira

Usando como referência os dados analisados na etapa anterior, estabeleça um limite de gastos para cada setor e, no processo, encontre e elimine desperdícios de recursos e materiais, por exemplo. Mas, essa tarefa deve ser feita de modo que não prejudique a qualidade do serviço oferecido.

IV. Direcione os investimentos para executar as metas

Se a meta é construir um novo laboratório de robótica, priorize esse investimento. Assim, realizar um objetivo, indiferente da complexidade dele, depende do foco e comprometimento do gestor.

Para ajudar nesta jornada, o administrador pode montar um cronograma de tarefas, estabelecer o orçamento e as datas para a execução de cada etapa. Com isso, é interessante, também, que a equipe seja envolvida nas tarefas, auxiliando nos processos e descentralizando responsabilidades. 

3. Reduza o número de pais inadimplentes 

O gestor necessita ter, de forma organizada e otimizada, todas as informações financeiras dos alunos, para que assim possa acompanhar a frequência de pagamento das mensalidades e os possíveis atrasos. 

Nesse processo, adotar um mecanismo que permita a consulta de informações financeiras dos estudantes e viabilize a oferta de diferentes formas de pagamento, irá contribuir para que a escola reduza o número de pais inadimplentes. 

Existem sistemas que, além de armazenar e gerenciar os dados financeiros, também automatizam o processo de cobrança e geração de boletos. O software pode ser programado para disparar mensagens avisando aos responsáveis pelos alunos que a data de vencimento da mensalidade está próxima, evitando assim que esqueçam de pagar a escola. 

Além do sistema, a escola pode adotar, também, novas formas de pagamento e garantir descontos para os bons pagadores. Estas são algumas possibilidades que sugerimos: 

Ofereça uma variedade de formas pagamento: 

• Boleto enviado por e-mail e WhatsApp;
• Transferência via PIX;
• Parcelamento com cartão de crédito por meio do envio de link; 
• Débito automático direto na conta.

Ofereça benefícios para os pais adimplentes:

• Desconto para os responsáveis que pagam as mensalidades antes da data de vencimento;
• Redução nos custos de matrícula e/ou mensalidade de atividades extracurriculares oferecidas pela escola, como práticas esportivas;
• Dedução no valor da rematrícula;
• Bolsas para viagens de intercâmbio. 

Adotar práticas como essas auxiliam na redução da inadimplência escolar, principalmente, no momento de instabilidade econômica que estamos passando. Milhares de famílias estão sofrendo com a insegurança financeira e a escola precisa analisar, de forma individualizada, a situação econômica de cada aluno. 

Assim, considerando esse cenário, os gestores podem convidar os responsáveis para um diálogo e propor formas de pagamento que viabilizem a quitação das mensalidades em atraso, garantindo a continuidade do aluno na escola.

4. Identifique desperdícios e utilize os recursos de forma inteligente

Com a rotina acelerada, reservar um tempo para acompanhar o fluxo do caixa se torna, muitas vezes, inviável. Este problema, associado ao uso desregrado dos recursos pode, a médio e longo prazo, causar problemas na gestão financeira da escola. 

Ter o controle dos montantes que entram e saem do caixa da escola é fundamental para mapear os principais pontos de desperdício. Eles podem estar onde menos imaginamos, como nos ar condicionados e luzes que ficam ligados, na torneira que fica aberta e até mesmo no desperdício dos materiais de limpeza e papelaria, por exemplo. 

Sendo assim, quando realizar uma compra, leve em consideração as quantidades que são realmente necessárias e oriente os funcionário e alunos sobre a importância de usar apenas o essencial.

Outra dica para garantir uma redução nos gastos é perguntar aos fornecedores se há algum desconto pelo pagamento adiantado dos produtos. 

Portanto, um sistema de gestão financeira escolar facilita o acesso e o acompanhamento de todas essas informações. E, se o gestor não possuir nenhum software do tipo, por exemplo, analisar todos esses dados demandará uma maior quantidade de tempo e envolverá mais pessoas.

5. Adote um sistema para sua gestão financeira

Com um bom sistema de gestão escolar, o administrador pode implementar as nossas dicas de forma rápida, prática e otimizada. A ferramenta viabiliza a integração de informações e dados dos principais setores da instituição de ensino, simplificando os processos administrativos, por exemplo.

Assim, estas são algumas funcionalidades que o software de gestão oferece, por exemplo:

• Facilita a produção e execução de atividades pedagógicas, dessa forma reduzindo a distância entre professores e alunos; 
• Auxilia no controle de contas a pagar e a receber, pois é um recurso indispensável para o processo de gestão financeira escolar; 
• Armazena dados e viabiliza a geração de relatórios; 
• Concentra informações de diferentes setores em uma única plataforma, assim, concentrando informações e facilitando o cruzamento de dados. 

Investir em um sistema de gestão completo garante, além das vantagens citadas, a possibilidade de reduzir custos com gargalos no processo administrativo, pois o software contribui para a identificação dos principais focos de desperdício de recursos e tempo, otimizando despesas e processos. 

Dessa forma, com a economia proporcionada pela implantação do sistema, o gestor poderá direcionar recursos para realizar investimentos assertivos e alavancar a escola.

E os benefícios não acabaram. O software possui, ainda, integração com o Google For Education, que garante, de forma prática e descomplicada, o acesso ao ambiente classroom da plataforma, recurso indispensável para a realização de atividades entre professores e alunos, por exemplo. 

Saiba mais sobre o Google for Education aqui!

Assim, depois de conhecer de todos esses benefícios, fica evidente que o sistema de gestão é a alternativa ideal para os gestores que buscam otimizar o processo administrativo e financeiro de forma funcional e prática. 

Então, estas foram as nossas cinco dicas práticas para otimizar a gestão financeira da sua escola. Com isso, você pode começar a pôr estas estratégias em prática hoje mesmo e garantir o sucesso financeiro do seu negócio. 

Ficou curioso e quer saber mais sobre o software de gestão escolar? Então, fale agora mesmo com um de nossos especialistas.

Colina Tech

21.05.2021