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Matrículas 2021: um novo jeito que garante grandes resultados!

26/08/2020 Por Atarcilene Souza

A cada novo ano letivo é necessário fazer uma análise do que foi positivo e pode continuar sendo aplicado na instituição ou o que de fato precisa de melhoria. Seja na forma de captar alunos, gerenciar a instituição ou até mesmo no método usado para realizar as matrículas 2021. 

Em meio a tantos processos necessários em uma instituição, umas das atividades que merece muita atenção, planejamento e inovação é o período de matrícula. Partindo da ideia que sempre é preciso fazer um comparativo, pense agora em como tem sido feita a matrícula em sua instituição.

  • Ainda é feita forma manual?
  • Filas quilométricas ainda são formadas?
  • Demora mais que 10 minutos para realizar a matrícula de um novo aluno?
  • A renovação da matrícula ainda é burocrática? 
  • É necessário realizar investimento com equipe extra?

Se a maioria das suas respostas forem sim, então, é necessário mudar a forma como está sendo realizada a matrícula em sua instituição. Porém, isso não precisa mais ser uma dor de cabeça. Nós podemos te ajudar!

Identificamos algumas soluções que são ideias para este processo e, que quando aplicadas podem trazer grandes resultados. Se você quer saber quais são, continue lendo este material! 

Captação de Aluno

Centralizar o cadastro, lembrar de entrar em contato com clientes, identificar as melhores oportunidades, conhecer as preferências, os melhores canais  e mensagens para atingir e segmentar clientes, são atividades que podem ser realizadas dentro do módulo, assim otimizando a coleta manual de dados relevantes e alavancando a sua campanha de captação de alunos. 

Esta plataforma possibilita um atendimento personalizado, assertivo e que vai de encontro com as necessidades de cada aluno, além de favorecer a captação de alunos, surpreendendo o cliente com uma proposta que atende bem aos seus interesses. E, mais do que isso, no momento certo.

  • Registre

Tenha o registro e histórico de contato de todos que visitaram sua instituição na época de renovação de matrícula.

  • Acompanhe 

Saiba em tempo real quem esteve na última semana em instituição e identifique se houveram falhas no processo de interação.

  • Analise

Acompanhe a jornada de decisão sobre a matrícula dos alunos interessados. Analise em que etapa ocorreram as desistências e a origem dos alunos matriculados. 

Matrícula Online

Garantindo a flexibilidade tanto para a instituição, quanto para os responsáveis com a Matrícula Online é possível realizar este processo tradicional de forma online. Melhor que isso é que o próprio sistema sinaliza a disponibilidade de turmas, horários e gera automaticamente a cobrança. Dessa forma, tudo se mantém no controle.

Possuir a Matrícula Online permite enviar arquivos, personalizar o modo de realização, reduzir de custos, praticidade para os pais e, principalmente, otimização deste processo semestral. 

Entenda o porque esta solução é ideal para a sua instituição: 

  • Cadastre novos alunos

Por meio de um formulário, disponibilizado virtualmente, é possível preencher todos os dados pessoais e  com apenas um clique enviar para análise. O formulário permite a digitação dos dados do aluno, pai, mãe, responsável financeiro e responsável secundário.

  • Renove a matrícula dos veteranos

Com os dados dos alunos veteranos já registrados, é possível realizar a renovação seguindo passos simples, não havendo a necessidade de enviar novamente a documentação exigida no ato da matrícula. Isso evita esforço tanto da instituição, quanto dos pais, além de otimizar o tempo. 

  • Analise cada caso

Após receber os formulários de matrículas, a secretaria fará a análise facilmente, no próprio sistema, eliminando o trabalho de digitação. A plataforma automaticamente faz a enturmação do aluno na série indicada e, caso desejado, pode gerar boletos bancários para cobrança da taxa de reserva de vaga ou da anuidade.

  • Agende atendimentos 

Com isso, a instituição terá um controle, pois os agendamentos serão feitos de forma prévia. Pode ser cadastrado a disponibilidade dos colaboradores para os atendimentos. Assim o suporte dos psicólogos, coordenadores e assistentes sociais, por exemplo, será planejado e organizado.

E não é só isso, a Matrícula Online permite: 

  • Enviar arquivos

Os responsáveis pelos estudantes podem enviar virtualmente toda documentação  exigida pela instituição, seja o comprovante de residência, RG, CPF ou até mesmo foto 3×4, assim, não havendo necessidade do comparecimento físico nos espaços institucionais.

  • Realizar matrículas específicas

Matrículas em disciplinas, cursos e atividades extracurriculares oferecidos pela escola também podem ser realizadas ainda por meio do sistema que mostrará todo o quadro de turmas disponíveis, exibindo informações como horários, ambiente, professor e valor da mensalidade. Esta funcionalidade permite a integração e ampla visualização tanto das ofertas, quanto das inscrições realizadas.

  • Garantir vagas

O sistema garante a vaga para os alunos que cursaram um determinado esporte no período anterior, deixando a inscrição reservada. Eles poderão confirmar a matrícula facilmente, de forma online.

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  • Controlar fila de espera

Assim, quando se esgotam as vagas para determinada disciplina ou atividade extra, os alunos podem continuar se inscrevendo na turma, mas, sabendo que estão na suplência.

Assinatura Eletrônica

Para facilitar ainda mais, a validação da matrícula pode ser confirmada com um processo simples, a Assinatura Eletrônica. Facilitando e otimizando tanto a rotina da instituição, quanto a dos responsáveis. Inove e acabe com a burocracia!

  • Colete assinaturas

As assinaturas são coletadas no ato da matrícula online, por meio de e-mail e token,  garantindo a validade jurídica da contratação.

  • Tenha segurança

O contrato assinado ficará armazenado no sistema, facilitando o arquivamento e pesquisas.

  • Otimize o tempo

Integrado aos processos de matrícula e rematrícula do nosso sistema,  o operador não precisará utilizar serviço externo para gerar contratos ou verificar assinaturas.

Recebimento Online

Com o Recebimento por Cartão/Online é possível que os pais possam efetuar pagamentos tanto de forma presencial, quanto online. Além disso, a instituição possui total controle de todas as informações sobre quanto está entrando no caixa, de que forma, por quem e como isso será distribuído ao longo do ano letivo. 

Com esse tipo de ferramenta é possível evitar e combater a inadimplência, pois a partir do momento em que os pais têm a possibilidade de efetuar pagamentos com o cartão, o valor investido fica assegurado. Dessa forma, a instituição pode se programar, em relação aos gastos da escola, durante todo período acadêmico.

Para facilitar ainda mais o dia a dia da instituição, todas as informações registradas podem ser personalizadas de acordo com o interesse e necessidade.

Entenda o porque essa solução é ideal para a sua instituição: 

  • Controle os recebimentos 

De forma eficiente, controla os recebimentos por cartão de crédito ou débito, garantindo o repasse correto por parte das operadoras.

  • Concilie valores 

Esta funcionalidade possibilita a conciliação dos valores a receber e das tarifas cobradas pelas operadoras, como, Cielo ou Redecard.

  • Gere relatórios

Para garantir a segurança e o controle das informações, gera relatórios com a previsão do repasse financeiro por parte das operadoras.

Porta-Arquivos

Gerenciar arquivos digitais está diretamente relacionado a ter mais agilidade, reduzindo custos e otimizando a eficiência da organização. Esta ferramenta permite que sejam organizados dados, por exemplo, concentrando informações em seu cadastro e permitindo o anexo de vários arquivos importantes, tanto no perfil dos alunos e responsáveis, como também em outros cadastros do sistema.

Possuir o Porta-Arquivos permite que todas as documentações sejam cadastradas e arquivadas na plataforma, podendo também serem baixadas facilmente e com segurança.

Entenda o porque essa solução é ideal para a sua instituição: 

  • Configure o acesso

Para garantir a segurança e manter o controle, configure o acesso dos usuários na ferramenta. Com isso, também é possível realizar a consulta dos arquivos inseridos. 

  • Adicione e exclua arquivos

De maneira prática e eficiente, adicione/insira ou exclua arquivos de acordo com cada seção. 

  • Edite e baixe arquivos

Caso seja necessário, os arquivos inseridos também podem ser editados, como também ficam disponíveis para download. 

Com estas soluções, você garante que as Matrículas 2021 aconteçam de forma totalmente segura e organizada. Além de possuir o controle do processo, otimizar o tempo e gerar a satisfação dos responsáveis!

Ao pensar nas Matrículas 2021, conte com um sistema que simplifique todo o processo burocrático. Se você quer começar agora o planejamento para ter grandes resultados, então, entre em contato com nosso time de especialistas!