A coordenação da escola enfrenta diversos desafios diariamente, que vão desde a necessidade de aproveitar melhor os recursos e otimizar os processos até fazer um eficiente controle da taxa de inadimplência.
Uma das formas de superar todos essas questões é fazer um planejamento eficiente e contar com ferramentas de gestão para facilitar os processos e ter dados precisos para a tomada de decisão na escola.
Se você quer saber como superar os desafios e deixar a coordenação escolar mais otimizada, está no lugar certo! Continue a leitura para conhecer algumas dicas e descobrir como um software pode ajudar nesta tarefa.
Como superar os desafios da coordenação da escola?
A coordenação escolar tem, acima de tudo, o dever de zelar pelos processos com o intuito de que eles atinjam os objetivos esperados pela organização. Ao mesmo tempo, deve contribuir para o bom andamento das atividades escolares e a boa reputação da instituição.
Isso inclui uma sólida relação com os pais e uma eficiente gestão de custos, além de oferecer aos professores as condições necessárias para o correto rendimento escolar. A seguir, separamos as principais formas de superar os desafios da gestão escolar. Acompanhe!
Otimize seus processos
Ao contar com uma boa ferramenta de gestão escolar, você tem à sua disposição vários recursos. O intuito é que a secretaria possa resolver, de forma mais ágil, algumas das principais rotinas pedagógicas e administrativas da instituição.
Assim, com um software de gestão, a documentação fica organizada, bem como o banco de dados da escola. Além disso, ainda é possível contar com alguns recursos do sistema para manter um bom relacionamento com os alunos e seus responsáveis.
Dessa maneira, os pais já não precisam se deslocar até a escola para, por exemplo, conferir as notas escolares e a frequência dos estudantes, já que tudo fica disponível no sistema em apenas alguns cliques. Como consequência, a secretaria otimiza o tempo empregado no recebimento desse público e pode se dedicar à realização de outras tarefas.
Além disso, também existe uma importante economia de recursos, como o uso de impressora e papéis. Outra vantagem é a possibilidade de garantir uma organização correta dos arquivos, que ficam alocados digitalmente — sem a necessidade de reservar espaços físicos para armazená-los.
Faça um controle eficiente da taxa de inadimplência
Para otimizar a coordenação da escola, também é preciso dar uma atenção especial ao departamento financeiro. O que você precisa é pensar em estratégias para reduzir os gastos operacionais, além de pensar em uma boa organização para as atividades e o tempo dos profissionais de cada área.
Com a ajuda de um sistema de gestão, é possível enviar a programação de boletos, disparar lembretes de pagamentos por meio de e-mails e ter à disposição vários outros recursos.
Nos casos específicos de inadimplência, os primeiros contatos podem ser feitos de maneira automatizada e on-line, o que possibilita o estabelecimento de uma estratégia de cobrança adequada que siga um planejamento de envios de cobrança de forma automática.
Ao contar com um sistema de gestão escolar, ainda é possível fazer a impressão de um novo boleto com uma nova data de pagamento. Isso evita que os responsáveis tenham de fazer o deslocamento até a escola para resolver esse assunto.
Assim, otimizar a coordenação da escola como um todo também significa fazer uma boa gestão financeira dos recursos. Isso não só diminui os gastos operacionais, como também organiza os processos e o tempo dos colaboradores responsáveis pelo setor em questão.
Invista na relação com os pais e responsáveis
Uma boa relação com os pais é fundamental para garantir o andamento das atividades escolares. Para isso, a coordenação pode investir no controle de faltas — praticamente em tempo real — com a ajuda de um software, o que colabora para a geração de confiança entre os responsáveis e a escola.
Também é possível criar um canal de comunicação por meio da plataforma. Assim, os pais podem verificar o desempenho de seus filhos, fazer questionamentos a respeito da disciplina e rendimento dos alunos, e a partir disso, resolverem questões de maneira on-line ou, caso necessário, marcar um encontro presencial.
Aposte na geração de relatórios
Para a tomada de decisões mais assertivas, a geração de relatórios é fundamental. Por meio deles, é possível analisar dados e fazer uma gestão mais eficiente dos recursos. Além disso, com os históricos gerados, é possível agir de forma proativa para antecipar cenários e possíveis soluções.
Assim, fazer a gestão de uma escola é uma tarefa que exige uma alta dose de atualização e organização e, para isso, você pode contar com um sistema capaz de fazer a integração de informações. Dessa forma, você terá à sua disposição todas as informações referentes à operação escolar e conseguirá agir com mais agilidade e eficiência.
Como um software pode ajudar a otimizar a gestão de todos os processos?
Uma boa ferramenta auxilia na organização de todas as áreas da instituição de maneira prática e eficiente, além de tornar mais fácil o trabalho de toda a equipe pedagógica, da secretaria e dos demais departamentos, por exemplo.
Como consequência, os colaboradores responsáveis pelo setor conseguem gerar muitos mais resultados. Isso também inclui os que são voltados para todos os públicos de relacionamento da escola, que inclui os pais ou responsáveis, professores e os próprios alunos.
Quais os benefícios em adotar um software de gestão escolar?
Um software de gestão é a maneira mais eficiente de alcançar a eficiência na coordenação escolar. Pois, este é um investimento que, se bem gerenciado, significa a geração de grandes rendimentos. Portanto, ao superar os desafios e otimizar a coordenação da escola, o processo de gestão será feito de forma inteligente. Afinal, com a aplicação dos recursos, a instituição como um todo passa a funcionar de maneira mais eficaz.
Com isso, é possível oferecer um ensino de melhor qualidade com bons salários pagos aos professores, além da possibilidade de criar iniciativas mais atrativas para os estudantes. Dessa forma, você também será capaz de fazer o gerenciamento do seu tempo e da equipe de forma mais estratégica e, consequentemente, mais produtiva.
Como você pôde perceber, é imprescindível contar com um software de gestão para auxiliar o trabalho da coordenação da escola. Assim, os profissionais responsáveis terão as ferramentas necessárias para superar seus desafios e a possibilidade de oferecer serviços de ensino com qualidade e excelência.
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Colina Tech
08.07.2020