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Sistemas Complementares


Aplicativo Mobile Agenda Activesoft

O canal direto de comunicação com os pais e alunos

O que é?
  • É o aplicativo mobile da sua Escola!
  • A Escola poderá enviar avisos diretamente para o smartphone dos responsáveis, alunos e professores, sem custo por mensagem!Vários avisos serão gerados automaticamente de acordo com os módulos contratados do sistema Activesoft.
  • O app também permitirá acesso rápido a funcionalidades que hoje existem no Portal Internet, além de conter informações da Escola, como histórico, fotos e localização.
Vantagens
  • 1. Divulgar notícias e eventos - Podem ser enviadas para pessoas específicas (por turma ou série, por turno, de uma modalidade esportiva) ou para todos os responsáveis da escola.
  • 2. Divulgar ações de marketing -Mensagens especiais para aniversariantes ou em ocasiões como o Dia das Mães (enviando apenas para mães da Escola).
  • 3. Receber mensagens dos pais - Os pais podem enviar mensagens diretamente do aplicativo para a Escola.
  • 4. Notificar ocorrências - Ocorrências registradas por professores, coordenadores ou funcionários podem ser enviadas imediatamente para o celular do responsável (após aprovação).
  • 5. Auxiliar a cobrança -Envia um lembrete alguns dias após o vencimento para os pais que não efetuarem pagamento.
  • 6. Alertar na entrada e na saída do aluno - O pai é avisado quando o aluno chega ou sai da escola, inclusive indicando o nome do responsável portador da criança.
  • 7. Comunicar ações pedagógicas - Comunicados, lembretes ou a rotina da aula.
  • 8. Estabelecer um novo canal para comunicação -Complementa a interação com os pais, que hoje normalmente utilizam grupos de WhatsApp onde a Escola não participa.
  • 9. Acesso rápido a funcionalidades do sistema - Boletim, Situação financeira, Atividades realizadas e tarifas, Horários de entrada e saída, Consumo na cantina.
  • 10. Acesso às rotinas diárias da Educação Infantil - Os registros da rotina da Educação Infantil estarão disponíveis para a visualização dos pais.
Diferenciais
  • 1. Integrado ao seu sistema de Gestão - Não há necessidade de novo cadastramento ou importação de dados. O sistema usa os dados do Activesoft Gestão Acadêmica.Além disto a equipe se comunica com os pais utilizando o sistema que já conhece.
  • 2. Notificações geradas automaticamente -São enviadas mensagens quando ocorrem operações controladas pelo sistema.Por exemplo: na entrada ou saída do aluno ou quando um livro reservado torna-se disponível na biblioteca.

O canal direto de comunicação com os pais e alunos !



Portal Web

Integrado aos demais módulos do sistema, permite acesso de alunos, responsáveis e professores a várias informações e operações, de acordo com os módulos licenciados e as configurações de permissões definidas pela própria Escola.

Reduza custos com funcionários dedicados a tarefas como a digitação de notas ou emissão de segunda via de boletos bancários e fidelize pais e alunos através da satisfação de terem acesso a serviços diretamente pela Internet.

Estas são as principais funcionalidades disponíveis para os usuários do Portal:



Alunos
  • Consulta de notas e outras avaliações;
  • Acesso aos diários de classe cadastrados;
  • Visualização de gabaritos e resultados de provas;
  • Consulta ao registro de frequência;
  • Download de arquivos publicados pelos professores.
Responsáveis
  • Possibilita consulta aos dados de todos os seus alunos;
  • Consulta às ocorrências dos alunos lançadas pela Secretaria;
  • Extrato financeiro: permite consultar o histórico de pagamentos, impressão de boleto bancários e até emitir a declaração para Imposto de Renda sem precisar ir à escola;
  • Impressão de boleto bancário com vencimento em atraso já calcula automaticamente o valor atualizado e permite que o responsável faça o pagamento em qualquer agência bancária;
  • Preenchimento da ficha médica dos alunos;
  • Solicitação de agendamento de atendimento quando integrado aos módulos Filantropia ou Matrícula online.
Professores
  • Avaliação dos alunos (por notas, metas e/ou relatórios) e lançamento das faltas;
  • Registro de diários de classe, incluindo frequência, conteúdo ministrado eatividades complementares;
  • A frequência lançada pelo professor pode preencher e calcular a quantidade de aulas dadas e faltas dos alunos, reduzindo o esforço de trabalho da Secretaria;
  • Consulta ao fotograma das suas turmas;
  • O professor pode publicar arquivos para os alunos, especificando turmas e o período que eles estarão disponíveis. O sistema permite que o professor verifique quando e quais foram os alunos que visualizaram os arquivos.
Para todos os usuários
  • Atualização de dados cadastrais, que só serão validados após a confirmação da Escola;
  • Alteração de login e senha;
  • Canal de contato com a Instituição, por e-mail.

Matrícula online

Automatiza o cadastro e processamento de alunos novatos
  • Automatiza o cadastro e processamento de alunos novatos
  • Em seguida a Secretaria fará a análise dos formulários recebidos facilmente, no próprio Sistema, eliminando o trabalho de digitação por parte da Secretaria. O formulário permite a digitação dos dados do aluno, pai, mãe, responsável financeiro e responsável secundário;
  • Incentiva o pai a fazer um cadastro mais completo, já que ele possui tempo para fazê-lo de casa;
  • Permite que o funcionário analise o cadastro antes da importação;
  • O sistema automaticamente faz a enturmaçãodo aluno na série indicada pelo responsável e, caso desejado, pode gerar boletos bancários para cobrança da taxa de reserva de vaga ou da anuidade.
Realiza diversas operações na renovação de matrícula dos veteranos:
  • Esta funcionalidade irá proporcionar ao responsável pelo aluno veterano a realização das etapas iniciais do processo de renovação de matrícula de forma online, agilizando o processo e diminuindo (ou eliminando) o tempo da realização da matrícula do aluno presencialmente;
  • Redução dos custos de impressão, já que o próprio responsável pode imprimir seus documentos;
  • Caso prefira enviar material para os pais (envelope de matrícula), poderá fazê-lo somente para os responsáveis que demonstraram real interesse em renovar a matrícula – e que estão aptos para isto, pois tiveram seu cadastro verificado acerca de impedimentos;
  • O responsável financeiro não precisa ir pessoalmente à Escola, pois os documentos podem ser transportados pelo aluno ou por outro responsável.
Torna o processo de matrícula em turmas adicionais muito mais fácil
  • Permite a inscrição dos alunos em turmas adicionais (esportes, idiomas, atividades religiosas, etc.), que normalmente existem em grande quantidade devido a modalidades, horários e professores;
  • O sistema garante a vaga para os alunos que cursaram um determinado esporte no período anterior, deixando a inscrição reservada. Eles poderão confirmar a matrícula facilmente, pela Internet;
  • Os alunos poderão também se inscrever em outras modalidades ou horários, pois o sistema mostrará todo o quadro de turmas disponíveis, exibindo informações como horários, ambiente (sala, quadra, piscina, etc.), professor e valor da mensalidade.
Agendamento de atendimento personalizado
  • Permite o controle de atendimentos efetuados na Escola mediante agendamento prévio;
  • A Escola poderá cadastrar a disponibilidade de seus funcionários para atendimento aos responsáveis, que farão o agendamento diretamente pelo site. Com isto o atendimento dos psicólogos, coordenadores e assistentes sociais, por exemplo, será planejado e organizado. No período de matrícula a Escola pode disponibilizar "atendentes especiais" para realizar atendimento personalizado e diferenciado para os pais.

Controle de acesso

Controla a entrada e saída dos alunos através de:
  • Digitação da matrícula em um teclado;
  • Cartão com código de barras (emitido pela escola ou, em algumas cidades, a própria carteira de estudante);
  • Coleta da impressão digital (biometria).
O sistema apresenta a foto dos alunos e dos responsáveis
  • Cadastrados no sistema – não requer importação ou exportação de dados.
Controle da entrada dos alunos
  • Verifica se eles possuem algum impedimento e gera alertas, por exemplo, quando o aluno deve dirigir-se à Secretaria (em desenvolvimento);
  • Armazena a hora da entrada, informação que poderá ser utilizada pelo módulo Frequência para apurar presenças, atrasos e faltas.
Segurança na saída dos alunos
  • O sistema permite a definição de quais alunos podem sair da escola desacompanhados (individualmente ou por série);
  • São cadastrados quais responsáveis podem retirar os alunos, podendo ser determinando um período. Exemplo: pai e mãe sempre e, em uma semana específica, a babá;
  • Na saída do aluno o sistema exibe as fotos dos responsáveis habilitados para retirá-lo da Escola, ficando registrado quem o retirou;
  • Caso a coordenação autorize que um responsável não cadastrado retire o aluno, o sistema exige que seus dados sejam gravados.
  • Importante:Funciona exclusivamente com um computador que deve ser instalado na portaria e utilizado pelo porteiro;
  • Atenção:Este módulo não controla dispositivos externos como catracas ou equipamentos de reconhecimento facial.

Biblioteca

Um sistema prático, ágil e versátil. Pronto para ajudar na organização do seu centro de informações. Foi desenvolvido para atender as demandas de bibliotecas universitárias, escolares, especializadas e particulares de pequeno, médio e grande porte.

Principais características
  • Catalogação de materiais conforme o AACR2R, permitindo a entrada de todos os tipos de itens do acervo, como livros, periódicos, mapas, multimídia, etc.;
  • Integração de usuários com o sistema Acadêmico, evitando duplicação de cadastros e inconsistências de dados;
  • Segurança nas rotinas de empréstimo, devolução e renovação, pois o sistema faz várias verificações para assegurar que todas as regras de circulação definidas pela biblioteca serão cumpridas;
  • Caixa de recebimento;
  • Segurança e auditoria, que garantem a definição de níveis de permissão por usuário e rastreabilidade de alterações realizadas.
Facilidades
  • Possui ferramentas que permitem que a biblioteca customize regras de catalogação, circulação, formato das etiquetas, textos pré formatados para carta de cobrança, nada consta, etc.;
  • As etiquetas podem ser impressas com tarjas coloridas, muito utilizadas em bibliotecas infantis;
  • Pesquisa de materiais rápida e avançada, além de vários relatórios para consultar o acervo e outras informações;
  • Importação de dados MARC, para uma catalogação rápida e simples;
  • Geração de referência dos materiais, de acordo com a NBR ABNT 6023 Informação e documentação - Referências – Elaboração/2002, ainda em vigor hoje;
  • Geração de ficha catalográfica com um clique;
  • Permite cadastro e registro de uso de ambientes, como salas e cabines para estudo.
Principais relatórios
  • Livro de tombo;
  • Relação de materiais e exemplares;
  • Relação de materiais por quantidade de empréstimos;
  • Histórico de movimentações;
  • Relação de empréstimos vencidos e pendentes;
  • Carta de cobrança de empréstimos vencidos;
  • Declaração de nada consta.

Almoxarifado

Automatize o Almoxarifado da sua Instituição e tenha segurança e praticidade.

Controles integrados
  • Cadastro de materiais organizado por grupos, com controle de estoque dos materiais por almoxarifado: o sistema gerencia a quantidade disponível e a quantidade mínima de cada material, por almoxarifado;
  • Integração do almoxarifado com o contas a pagar

O sistema permite a integração entre os setores mediante acomunicação de dados das compras de materiais. Com isto reduz o tempo necessário para lançar as notas e facilita a conferência das informações, como fornecedor, valor, data e número da NF.

Processos padronizados
  • Entrada de materiais
  • O sistema registra a entrada dos materiais em um determinado almoxarifado, armazenando informações como o fornecedor, número da nota fiscal e quantidade e preço de compra de cada material.
  • Ajuste de estoque
  • Necessário para corrigir inconsistências entre o saldo indicado pelo sistema e o estoque físico. Solicita o tipo de ajuste para permitir relatórios sintéticos.
  • Movimentação de materiais
  • Registro da transferência de materiais entre estoques, possibilitando a emissão de guia para controle e assinatura dos funcionários envolvidos.
  • Requisição de materiais
  • Através do próprio programa, os funcionários irão efetuar a requisição de materiais, sendo alertados da existência ou não da quantidade demandada em estoque;
  • A requisição de materiais é efetuada diretamente no sistema pelos funcionários dos diversos setores.
  • Fornecimento de materiais
  • O funcionário do almoxarifado é avisado de que há uma requisição pendente e define as quantidades fornecidas a partir das quantidades solicitadas;
  • Após esta etapa, o funcionário entrega o material e, diretamente no sistema e sem uso de papel, o requisitante assina eletronicamente o recebimento, no que ocorre o processo de baixa de estoque e alimenta as estatísticas de consumo.

Cantina

Maior controle sobre a Cantina da Escola
  • Integrado ao Activesoft Gestão Acadêmica, utiliza o cadastro de alunos de forma sincronizada;
  • Permite o uso da carteira de estudante como o cartão do aluno, reduzindo o custo de confecção de novos cartões;
  • Os pagamentos podem ser feitos antecipadamente nos caixas de recebimentode mensalidades.
Recebimento antecipado de receita
  • Funciona como um cartão pré-pago, pois permite que os clientes possuam contas na Cantina para adicionar créditos;
  • Maior poder de negociação com os fornecedores nas compras, devido ao capital de giro antecipado.
Maior velocidade no atendimento
  • Os alunos não precisam passar pela fila do caixa para efetuar o pagamento diariamente. Com isto os funcionários podem ser alocados apenas para a entrega dos produtos;
  • Aumenta a higiene da cantina por diminuir (ou eliminar) o manuseio de dinheiro.
Resultados
  • Controle de estoque de produtos e ingredientes de alimentos produzidos na própria cantina;
  • Gerencia o estoque de produtos prontos e de ingredientes, dando baixa nos ingredientes de produtos preparados na cantina, evitando compras desnecessárias e desperdícios;
  • Permite o controle de múltiplos pontos de vendas (Cantina principal, Cantina infantil, etc.);
  • Identifica os produtos mais vendidos por período e o consumo por período;
  • Atenção: Não emite cupom ou nota fiscal.