Pilhas de papéis em cima da mesa e tarefas manuais já não fazem mais parte das instituições de ensino que desejam ser reconhecidas por sua excelência na educação e seus serviços. Isso ocorre porque a transformação digital nas escolas já é uma realidade.

A transformação digital torna os processos mais ágeis e as atividades pedagógicas e administrativas mais eficientes. Ao longo desta leitura, você descobrirá mais sobre o tema. Acompanhe!

O que é transformação digital?

Empresas dos mais diversos setores já convivem com o conceito de transformação digital. Trata-se do movimento de modernização dos processos que chega às instituições de ensino com o objetivo de trazer vários benefícios, tanto para alunos quanto para professores.

O propósito dessa modernização é tornar a rotina de alunos e corpo docente mais ágil e produtiva. Desse modo, o processo proporciona, ao mesmo tempo, uma maior capacitação do aluno e aumenta a satisfação do público envolvido no ambiente escolar.

Nesse cenário, a transformação digital traz um novo olhar sobre o uso de ferramentas nas instituições, incorporando a tecnologia, substituindo processos manuais por digitais.

Entretanto, engana-se quem acredita que o objetivo desse processo é apenas modernizar. Ele vai muito além disso, potencializando os resultados para que seja possível alcançar metas previamente estipuladas, aumentando a eficiência da instituição de ensino como um todo.

Como a transformação digital funciona na prática?

Hoje, as escolas já veem se familiarizando com o uso da tecnologia, em um caminho natural para a evolução dos processos pedagógicos e também administrativos da escola. Como exemplo, temos a utilização de computadores para o aumento da produtividade dos colaboradores.

Além disso, com a integração de sistemas, é possível:

• aumentar a eficiência da comunicação entre os profissionais;
• reduzir as chances de erros;
• automatizar certos atendimentos, como matrículas e agendamentos;
• fazer cobrança automática de mensalidade;
• diário de classe online, entre outras funcionalidades.

Todas essas soluções ajudam a otimizar os processos e a diminuir as chances de falhas administrativas.

Qual o impacto da transformação digital nas instituições de ensino?

Com a implementação da transformação digital é possível que os funcionários se adéquem a funções mais estratégicas, que de fato contribuirão para o desenvolvimento dos alunos.

Além disso, é possível fazer um maior controle dos processos escolares, como frequência e rendimento do aluno. A grande vantagem é que as informações não se perdem, pois ficam armazenadas no sistema.

Além disso, o Ensino à Distância (EAD) é outra realidade presente nas instituições de ensino, principalmente com as mudanças sociais e econômicas vividas nos últimos tempos.

As plataformas EAD podem ser integradas com ferramentas como o Google for Education, otimizando o aprendizado onde quer que o aluno esteja.

Quais são as aplicações da transformação digital nas escolas?

Do ponto de vista administrativo, torna o negócio muito mais rentável, pois você passa a ter um maior controle sobre rotinas, por exemplo, do financeiro, estoque e, ainda, pode usar a tecnologia para fazer a captação de alunos.

Além disso, as ferramentas digitais podem ser usadas para medir a satisfação do aluno com a instituição de ensino, ajudando a promover um ambiente educacional muito mais motivado e produtivo.

Assim, fica mais fácil alcançar as metas e objetivos, pois todos os processos estarão integrados em ferramentas, nas quais as informações não se perdem e são fáceis de consultar.

Quais tecnologias podem ajudar a alcançar os resultados?

Até aqui, você já deve ter percebido que a tecnologia pode proporcionar uma grande transformação digital em uma instituição de ensino, não é mesmo? Então, por que continuar fazendo processos manuais?

Veja o caso da captação de alunos: por meio da tecnologia, é possível usar recursos, como as automações de e-mails marketing, disparos SMS e aplicativos mobile para divulgar os cursos e os diferenciais da sua instituição.

Os recursos de análise preditiva — que usa data mining (mineração de dados) e machine learning (aprendizado de máquina) — podem antever soluções com base nos históricos do presente e do passado.

Dessa forma, você consegue dados para embasar a sua tomada de decisão, o que tornam os processos muito mais eficientes, reduzindo as chances de erros. Outra vantagem é que é possível usar essas informações para traçar um planejamento para cada departamento, o que ajuda a potencializar os resultados.

Como iniciar um processo de transformação digital nas escolas?

Emissão de carnê no papel e diário de classe no caderno — se a sua escola ainda vive essa realidade, é importante parar e reavaliar todas essas questões. Separamos um passo a passo para você começar a fazer a transformação digital na sua instituição. Acompanhe!

Conscientizar da necessidade de mudança

O primeiro passo para ingressar a sua instituição de ensino na transformação digital é se conscientizar da necessidade de implantar soluções que deixem os processos mais ágeis e dinâmicos.

Reconhecendo isso, é hora de começar pelo básico, ou seja, fazer um levantamento das necessidades da instituição para poder avaliar as opções de mercado e escolher o melhor fornecedor de soluções digitais.

Acompanhar a implementação do sistema

Após fazer o levantamento de todas as necessidades da instituição, migre as atividades manuais para um sistema capaz de atender às exigências da sua escola. Feito isso, será possível utilizar recursos mais avançados com estratégia e planejamento.

Isso significa que você terá de fazer um acompanhamento constante do sistema, para ver se ele atende às expectativas da meta planejada. Caso isso não aconteça, é preciso solicitar os ajustes necessários para que o software atue em todas as necessidades de gestão e da área pedagógica.

Treinar e capacitar os funcionários — incluindo o corpo docente

Para que as soluções implementadas sejam realmente efetivas, é preciso treinar e capacitar todos os colaboradores que vão operar o sistema. Nesse processo, a instituição deve incluir, também, o corpo docente.

É possível que haja certa resistência por parte de alguns profissionais, mas é preciso insistir e evidenciar as vantagens tecnológicas, já que as interfaces dos sistemas atuais são interativas e fáceis de manusear. Além disso, os benefícios do uso das ferramentas de transformação digital devem sempre ser destacados.

Assim, após o período de adaptação inicial às mudanças, as soluções proporcionadas pela ferramenta acabam conquistando a todos os envolvidos no processo. Tornando, desse modo, o recurso em algo fundamental para o cotidiano da instituição.

Com a geração de resultados, a transformação digital nas escolas vem crescendo e se consolidando ao longo dos anos. O uso dessas ferramentas já é um caminho sem volta para todas as instituições que desejam atrair e manter seus alunos. Além disso, o uso da tecnologia também facilita os processos pedagógicos e administrativos.

Quer saber como levar os resultados da sua escola a um novo nível com um sistema de gestão moderno e eficiente? Fale conosco!

Colina Tech

02.04.2020