Todo gestor de instituição de ensino enfrenta, ou já enfrentou a inadimplência escolar. O problema sempre existiu, contudo, com a crise econômica que assola o país, os índices de inadimplência cresceram vertiginosamente.

De acordo com pesquisa realizada pelo Serasa Experian, a inadimplência escolar voltou a aumentar no primeiro semestre de 2019, após dois anos consecutivos de diminuição nos índices. Durante o período, 5,9% dos pais de alunos do ensino infantil, fundamental e médio não pagaram as mensalidades em dia. O economista da Serasa, Luiz Rabi, explica que o crescimento da inadimplência no período foi o resultado do aumento da inflação. 

Os índices, que voltaram a crescer ainda em 2019, com a pandemia, se tornaram ainda maiores. Conforma a pesquisa encomendada pela União pelas Escolas Particulares de Pequeno e Médio Porte, divulgada pela Explora, foi observado a redução 54% na receita de instituições de ensino que oferecem educação infantil e fundamental e 50% no rendimento das que oferecem ensino médio. 

Além da redução na renda das famílias e o aumento do desemprego, fatores como a crise econômica, inflação e a má organização financeira familiar, são fatores que levam os responsáveis a faltarem com o compromisso financeiro com a escola. Independentemente do motivo, o tema é complexo, pois envolve os responsáveis, a instituição e o aluno. Assim, para lidar com o problema da melhor forma possível, é necessário montar um bom planejamento estratégico.

Para ajudar a solucionar esse problema de forma prática, desenvolvemos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre inadimplência na educação e listamos 5 dicas para solucionar o problema.

Continue e descubra como reduzir a inadimplência escolar!

Entenda as consequências da inadimplência escolar

Geralmente, a falta de pagamento só ganha a devida atenção quando se torna um grande inconveniente. Diferente do que muitos imaginam, a escola não é a única a sofrer com o atraso nos pagamentos.

As consequências da inadimplência caem sobre todos os envolvidos e compreender como o problema reflete na vida da instituição, pais e alunos é fundamental para a construção de uma estratégia de combate à inadimplência eficiente.

Responsáveis

O impacto desse problema na vida do devedor pode ultrapassar as consequências à instituição e devem ser levadas em conta na hora de lidar com a situação.

Quando os responsáveis deixam de pagar uma mensalidade, terão que lidar com os juros de cada parcela não quitada, além de sofrerem com o desgaste das cobranças e o constrangimento do endividamento. 

Aluno

Os alunos podem ficar constrangidos por saberem que seus responsáveis estão inadimplentes com a instituição de ensino, o que pode contribuir para que o estudante desenvolva uma série de problemas emocionais e sociais.

Ao ficar ciente da situação financeira dos pais, o aluno pode começar a faltar às aulas por se sentir envergonhado, o que resulta, por consequência, na queda nas notas do estudante. Além disso, o constrangimento provocado pelo endividamento pode afetar a relação com os colegas.

Instituição de ensino

As instituições de ensino que sofrem com o alto índice de inadimplência podem enfrentar uma série de problemas financeiros, com potencial para se tornarem irreversíveis. 

A mensalidade, como principal renda do local, possibilita que o administrador mantenha a qualidade do ensino e da estrutura física; realize o pagamento dos fornecedores e colaboradores; ofereça atividades extracurriculares como os esportes, entre outros custos. Sendo assim, com um volume grande de mensalidades não pagas, a escola pode caminhar para a falência.

O maior perigo da inadimplência é a perda do controle financeiro. Por isso, é importante que o gestor se mantenha atento e prepare a equipe para agir de acordo com a situação, a fim de minimizar os danos a todos.

Outro dano causado à escola pelo endividamento dos pais é o excesso de tempo que a equipe gasta discutindo o problema financeiro. Estudos feitos junto a gestores identificaram que 30% da agenda escolar anual é dedicada à discussão sobre os problemas provocados pelo não pagamento das mensalidades e 50% do trabalho da gestão está ligado aos problemas financeiros e administrativos provocados pelas dívidas com a instituição de ensino.

Com tanto tempo, atenção e recursos direcionados para solucionar os problemas provocados pela inadimplência, o gestor acaba se desviando do compromisso primordial que tem com a escola, o de manter a qualidade pedagógica da instituição. 

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Estas práticas vão te ajudar a combater a inadimplência escolar

Quando a inadimplência escolar se torna uma realidade na instituição, é preciso encontrar a melhor maneira de combater efetivamente o problema. 

Confira 5 dicas que vão ajudar!

1. Analise caso a caso

Antes de entrar em pânico pensando nos prejuízos que cada dívida pode causar, analise o cenário. Nesse sentido, busque respostas para perguntas como: quantos alunos possuem débitos hoje? Qual é o montante de cada dívida?

É importante que os colaboradores sejam incluídos no processo e possam contribuir levantando as informações sobre os alunos inadimplentes. Para otimizar o processo, utilize um sistema de gestão que viabilize o processamento desses dados e, caso ainda não possua um, considere adotar a ferramenta, pois só assim irá conseguir acompanhar e controlar a situação financeira da escola mais de perto. 

Em seguida, estipule a porcentagem mínima que precisa ser paga para que seja possível equilibrar as contas, no momento. Afinal, com esse processo será possível enxergar com mais clareza a realidade financeira da instituição e os dados resultantes da busca dará um norte para o gestor definir os próximos passos. 

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2. Considere negociar a dívida

A administração da escola deve sempre optar pela negociação da dívida com os pais ou responsáveis, de forma que ambos sejam beneficiados. Mesmo que o ideal seja receber o montante em dia e à vista, a negociação, na maioria dos casos, é necessária para manter o fluxo do caixa ativo e evitar o aumento do débito.  

Lembrando que a negociação das dívidas deve ser feita de forma personalizada, considerando o valor do montante em atraso e a possibilidade dos pais cumprirem com o acordo financeiro proposto. Desse modo, a oferta de quitação de débitos deve ser calculada usando como base o investimento mínimo que a escola precisa fazer para manter o aluno, de forma sustentável.  

Assim a instituição garantirá a entrada dos montantes mensais, mesmo que de forma parcelada e/ou reduzida, para que consiga se restabelecer financeiramente sem agravar os problemas resultantes da perda de recursos. 

3. Fique atento à legislação

Quando se fala em inadimplência escolar, é preciso ficar atento à legislação. Não é apenas a instituição que determina quais medidas podem ou não ser tomadas em relação aos devedores. Os cuidados principais, nesses casos, são com os alunos, visto que não é legalmente aceito que o estudante seja penalizado pelo não pagamento das mensalidades.

A Lei n° 9.870/99 e o Código de Defesa do Consumidor deixam claro como proceder:

• a instituição só pode desligar o aluno do curso ao fim do ciclo escolar (ano ou semestre, conforme a metodologia utilizada);
• o estudante não pode sofrer punições pedagógicas ou deixar de ter acesso ao ensino;
• os documentos escolares do aluno têm de estar disponíveis a qualquer momento, mesmo em caso de transferência em que o débito ainda não foi quitado;
• durante a cobrança, a instituição não pode expor, constranger ou ameaçar o devedor.

É importante que haja muita atenção da parte da equipe de negociação. Pois, a instituição só pode acionar judicialmente o responsável pelo não pagamento após 90 dias. Antes disso, o atraso é considerado impontualidade.

4. Comunique-se corretamente

Para não constranger nenhum envolvido e não causar problemas para a instituição, a comunicação de qualidade é fundamental. A escola precisa ser transparente quanto à importância do pagamento para o desenvolvimento do ensino ali fornecido.

No entanto, também deve ser sensível ao momento difícil que o responsável pelo aluno pode estar enfrentando.

Para oferecer esse atendimento, é importante que a escola disponibilize de um time especializado para realizar as cobranças e oferecer acordos, com o padrão de qualidade e a cordialidade que o momento necessita. 

Além disso, a administração da escola não deve, em momento algum, se dirigir aos estudantes para falar da dívida contraída com a instituição.

A negociação deve ser feita apenas com os responsáveis para evitar que o menor seja prejudicado, em diferentes níveis, com o problema financeiro.

Com isso, o gestor irá evitar, também, que a escola sofra com os problemas judiciais provocados pela situação.

5. Realoque verbas internas

Quando os dados mostrarem uma situação alarmante, acione os setores financeiros e de logística para estudar a realocação de verbas. A medida deve ser aplicada temporariamente, apenas enquanto as negociações estiverem em andamento com os responsáveis.

Desse modo, é importante sempre atentar ao planejamento que lista a quantidade de débitos. A partir dele, sua equipe poderá dar baixa nos valores que forem sendo quitados e essa verba voltará ao setor de origem sem prejudicar o andamento da instituição.

Quando os dados mostrarem uma situação alarmante, acione os setores de finanças e logística para estudar a realocação de verbas. A medida deve ser aplicada temporariamente, apenas enquanto as negociações com os responsáveis estiverem em andamento.

Neste momento, a gestão precisará construir um planejamento com base nas datas da quitação de débitos dos inadimplentes. Assim, o setor financeiro conseguirá acompanhar a redução das dívidas e conseguirá remanejar os montantes que foram realocados no momento da crise para os setores de origem, reequilibrando as finanças da instituição.

Saiba como evitar esse problema em sua instituição

Certamente se você já sofreu com esse problema e quer evitar que ele volte a ocorrer, organize-se. Pois, se antecipar aos problemas é sempre a forma mais eficiente de minimizar danos. 

Veja alguns cuidados que a gestão pode adotar para garantir maior tranquilidade durante o ano letivo:

• utilize cartões de crédito como forma de pagamento;
• envie lembretes de vencimento das mensalidades e matrículas;
• defina as regras da escola em relação a inadimplência e as deixe explícitas no momento do contrato;
• ofereça benefícios para quem paga em dia.

Além de seguir essas dicas, o gestor pode, ainda, investir em tecnologia para otimizar o processo de gestão financeira da instituição. Afinal, um sistema de gestão escolar é um eficaz aliado para lidar com os problemas gerados pela inadimplência. O trabalho do gestor precisa ser totalmente lógico e, para isso, o ideal é que os processos sejam automatizados. 

Instituições que utilizam softwares de gestão escolar estão à frente da concorrência, pois possuem seus processos otimizados e resolvem seus problemas de forma muito mais ágil. Um ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, um sistema de informação que conecta dados e processos de uma instituição em uma única plataforma, garante uma melhor usabilidade dos recursos e informações que a escola precisa para crescer de forma sustentável. 

Outro poderoso recurso que a escola pode adotar é o serviço de gestão financeira oferecido por empresas especializadas como a Isaac. Pois, o empreendimento ajuda no controle das finanças da instituição, facilita o repasse de valores das mensalidades e contribui no processo da redução da inadimplência.

Com as nossas dicas você pode melhorar a forma de gerir os problemas financeiros da instituição, porém, se deseja atingir os resultados almejados ainda mais rápido, sem se privar de noites de sono calculando rotas para sair do problema, fale com a gente! 

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Colina Tech

11.05.2020