São vários os fatores que contribuem para os excelentes resultados em uma empresa. Atividades diárias que envolvem marketing, finanças, administração e recursos humanos compõem a dinâmica da instituição e geram inúmeros documentos diariamente.

A gestão de documentos na instituição de ensino é um processo indispensável para subsidiar todo o trabalho pedagógico. Afinal de contas, é na organização documental que se reúnem todos os registros do contexto escolar.

Sendo assim, fazer a gestão de documentos, organizando papéis importantes, como contratos, contas a pagar e receber e guias de recolhimento, é essencial para o bom funcionamento da empresa. Isso, no entanto, exige muito mais do que ambientes de armazenamento para guardar arquivos físicos e digitais.

Quer saber o que é gestão de documentos, a sua importância, os erros que devem ser evitados e as práticas indicadas para sua escola? Então, continue acompanhando o texto, pois trouxemos aqui todos os esclarecimentos sobre o tema. Aproveite e boa leitura!

O que é a gestão de documentos?

Toda empresa tem que lidar com um grande volume de documentos com variadas finalidades e de diferentes naturezas: são contratos de trabalho, cadastros de clientes, notas fiscais, fichas funcionais, contas de água e de energia, guias de impostos e muito mais.

Para manejar de forma correta e eficiente com essa imensidão de arquivos digitais e de papéis, é preciso criar métodos e utilizar as ferramentas adequadas, por exemplo.

A gestão de documentos prevê isto: o desenvolvimento de processos para assegurar o arquivamento adequado de qualquer tipo de documento, considerando sempre suas especificidades de manuseio e sua natureza.

Achou simples? Pois saiba que uma ótima gestão demanda muito mais do que um enorme gaveteiro, pastas ou fichários para armazenar documentos estratégicos.

Um dos principais focos da gestão de documentos está em permitir que aqueles arquivos que precisam ser mais acessados (arquivos que estão na famosa fase corrente) sejam fáceis de localizar e tenham arquivamento bem rápido.

Ao mesmo tempo, os arquivos que estão na fase intermediária, ou seja, que são menos acessados, precisam ser armazenados em um lugar adequado, bem protegido de danos ou extravios.

A gestão documental é, portanto, um processo bem complexo, que considera muitas características dos próprios documentos.

Vale lembrar-se de que tal prática também leva em consideração as necessidades da instituição e as mídias disponíveis para determinar como vai ser montado um arquivo eficaz. As localizações e os prazos ideais para cada tipo de documento, assim como as melhores maneiras de acessá-los de forma segura e rápida.

Qual é a importância da gestão de documentos?

Como todos sabem, as instituições lidam todos os dias com papéis importantes e essenciais, que garantem as atividades rotineiras. Cada documento assume uma função estratégica, tendo de ser conservado de modo adequado.

Podemos afirmar que a gestão dessas informações permite elevar a produtividade, agilizar a tomada de decisão e diminuir o tempo dos colaboradores no momento de procurar os dados.

Além disso, a gestão documental contribui para o compliance, isto é, para a ação da instituição em conformidade com as leis vigentes. Afinal, a organização de documentos facilita, por exemplo, a busca de contratos para realizar uma análise bastante detalhada dos riscos que eles oferecem.

Caso isso não seja feito, a negligência quanto ao gerenciamento de arquivos pode trazer consequências bem graves para a instituição, como redução do sigilo da empresa por informações expostas e aumento do risco de perda de dados relevantes em decorrência de fatores físicos.

Quais são as consequências de uma má gestão de documentos?

Uma gestão de documentos ineficiente pode trazer consequências bem sérias para sua instituição. Confira, a seguir, algumas delas!

Perda de documentações

Uma das principais razões para se investir em uma gestão de documentos eficiente diz respeito à segurança da informação no armazenamento. Afinal de contas, quando se investe em um modelo ineficiente, corre-se o risco de perder documentos essenciais. E isso pode significar um problema bem grande para a escola.

Desorganização

Basta ficar alguns minutos em uma sala de arquivo para notar que a possibilidade de desorganização é muito grande. Por causa do grande volume de papel armazenado e do manuseio constante por parte dos funcionários, fica bem complicado manter a organização. É importante saber que documentos desorganizados podem perder-se facilmente, ser guardados em locais inadequados e gerar uma enorme confusão e perda de tempo.

Aumento de custos

Apesar de algumas pessoas pensarem que investir em um sistema automatizado de gestão de documentos seja muito caro, é importante ter em mente que esse modelo gera custos extremamente menores quando se compara com um modelo ineficiente.

Ao apostar em um sistema de armazenamento convencional, o custo das pastas, dos papéis, do gerenciamento dos funcionários e da manutenção do ambiente é muito grande. Além do mais, o modelo de gestão acaba afetando diretamente nos gastos de tempo de busca e, consequentemente, na produtividade dos colaboradores.

Insegurança

Ao decidir investir em um modelo de armazenamento ineficiente, saiba que toda a sua documentação vai ficar exposta a vários riscos, como manipulação de informações, furtos ou, até mesmo, danos acidentais que podem ocorrer durante o manuseio.

Quais são as 4 melhores práticas de gestão de documentos empresariais?

A gestão de arquivos e documentos traz grande autonomia e inúmeras facilidades para as rotinas das instituições, mas pode ser potencializada ainda mais ao aplicar metodologias que vêm para somar a esses processos. Confira!

Invista em segurança

É fundamental contar com sistemas de segurança para proteger seus arquivos, principalmente dados de alunos e de colaboradores. Assim, você aumenta a proteção desses materiais e, claro, evita os riscos de vazamentos, que podem prejudicar a reputação da escola.

Crie padrões de nomeação

Para facilitar as buscas de arquivos e documentos, é importante desenvolver um padrão de identificação para todos eles. Quando a quantidade de materiais cresce, é preciso ir além da estruturação por ordem alfabética. Sendo assim, você pode criar siglas para definir os setores aos quais os documentos pertencem, usar sistemas de datas e abreviação, por exemplo.

Descarte o que não é necessário

A organização e gestão de arquivos têm que incluir o processo de descarte, pois assim você evita o acúmulo de arquivos, tanto no meio virtual quanto no mundo físico. É essencial manter apenas o que for útil para a empresa. Contudo, tenha cuidado no momento de excluir materiais, analisando com atenção os prazos mínimos de armazenagem, sobretudo para documentos fiscais.

Tenha políticas claras de uso dos documentos

A uniformização de processos é imprescindível para o sucesso de qualquer tipo de gestão. Nesse sentido, estabelecer diretrizes claras para a utilização e o transporte de documentos é uma forma muito segura de assegurar a fluidez do processo e evitar alguns riscos, como danos ou extravios dos arquivos armazenados.

Dentro da política de uso de documentos, é preciso definir quais arquivos podem ter acesso liberado para todos e quais devem ser restritos aos gestores, por exemplo. Determine ainda as formas adequadas de solicitação de documentos e quais são os passos de autorização que precisam ser cumpridos antes do envio dos documentos para outras pessoas.

Quais são os erros de gestão de documentos que as empresas devem evitar?

Há erros comuns de gestão de documentos que podem prejudicar a empresa. Confira alguns exemplos!

Falta de visibilidade

A empresa e as partes interessadas têm que ter total acesso às informações que são importantes. Devido a uma gestão incorreta de documentos, nem todas as pessoas têm uma visão clara do status geral do processo e do progresso das atividades que dizem respeito a eles.

Os arquivos acabam sendo tratados de modo isolado, e não ligados entre si. Além do mais, tais arquivos normalmente contêm redundâncias de informações que acabam contribuindo para a falta de compreensão.

Falta de padronização

A padronização de processos e documentos é o que torna as atividades mais simples e fluídas de serem executadas. Quando se determinada diretrizes para cada tipo de documento, os erros diminuem, assim como fica muito mais fácil para os profissionais compreenderem como a gestão de documentos tem de ser executada.

Quando se lida com diferentes tipos de arquivos na empresa, em que cada um deles é útil para determinada atividade e está ligado a um setor, é importante padronizar o seu manuseio. Dessa forma. evita-se que os arquivos se percam, se misturem ou sejam acessados de modo improdutivo ou desnecessário por quem não precisa.

Nesse ponto, o mais indicado é segmentá-los, baseando-se na data, no tipo, na importância etc. Além de poupar tempo no momento de acessá-los, uma padronização é capaz de evitar erros e retrabalho.

Baixa segurança

Políticas de segurança frágeis não asseguram a proteção adequada que uma gestão de documentos eficaz precisa. A falta de regras mais rígidas de gerenciamento para processar arquivos confidenciais, por exemplo, pode acabar expondo a instituição a riscos graves e desnecessários. Isso permite ainda que informações críticas acabem chegando às mãos erradas, desviando o processo de seus objetivos.

Falta de atenção com os documentos fiscais

Na realidade das empresas, os documentos fiscais têm todo destaque. Desse modo, a gestão de documentos nas empresas pode otimizar a administração desses registros. Estamos falando aqui sobre notas fiscais, declarações, recibos de pagamentos, guias de tributos, entre outros documentos com repercussão fiscal.

Contudo, apesar de serem comumente requisitados, os arquivos fiscais acabam sendo negligenciados por muitos gestores. Esse é um erro muito grande que pode gerar várias implicações para a empresa.

Perda de dados

Alguns serviços que fazem o gerenciamento de documentos não têm os processos e a capacidade de armazenamento de dados que é exigida para todos os arquivos. Geralmente, esses documentos podem não ser devidamente acessíveis ou perder-se e, assim, contribuir para a falta de integridade das informações, o que pode prejudicar na hora de tomar uma decisão.

Quais ferramentas usar para fazer a gestão de documentos?

Desenvolver práticas eficientes para a gestão de documentos é bem difícil, e é uma tarefa que exige investimento e muito treinamento em áreas físicas, infraestrutura tecnológica e materiais.

Entretanto, existem ferramentas que contribuem para manter uma política documental econômica e eficiente. Continue acompanhando para conhecê-las!

Computação na nuvem

A Cloud Computing (Computação na Nuvem) não é uma novidade. Afinal, a tecnologia está presente em vários momentos do nosso dia a dia — no armazenamento remoto de documentos, assim como no uso de serviços baseados na rede, como a Netflix. Mas é importante mencionar que as soluções na nuvem também são extremamente eficientes quando se voltam para as empresas, em especial para a gestão de documentos.

Embora os documentos digitais não precisem de um imenso espaço físico como os que são feitos em papel, os eletrônicos também demandam investimento em infraestrutura. Ou seja, isso significa que esse tipo de documentação necessita do uso de servidores e de máquinas, que ocupam determinado espaço, demandam manutenção e geram alguns gastos com energia para realizar um controle de temperatura ideal.

Pois bem, todas essas soluções físicas podem ser substituídas de maneira muito fácil e otimizada pelo uso de servidores na nuvem. O funcionamento é bastante simples: trata-se de enviar os arquivos da empresa para um servidor remoto, ficando sob a guarda do fornecedor escolhido.

Assinatura eletrônica

Hoje em dia, é possível ter serviços de assinatura eletrônica na sua palma da mão. Assim, um documento não tem que ser impresso para receber o que vai oficializá-lo, garantindo que toda a transação seja feita em um ambiente virtual. Tudo isso traz benefícios que vão muito além da economia de material físico.

Ao usar esse recurso tecnológico, arquivos que levavam várias horas e, muitas vezes, alguns dias para passar por todas as partes interessadas podem ser enviados instantaneamente pela internet, e não importa se as partes estão no mesmo país, estado ou mesma cidade. E tudo isso com a mais alta segurança online, permitida pela criptografia.

Sistemas ERP

Para ser mais eficiente ainda em seus objetivos operacionais, podendo ser muito útil aos processos de tomada de decisão, a gestão de arquivos tem que conversar efetivamente com outros procedimentos de controle da sua instituição. Uma ótima ponte de contato pode vir por um tipo de solução digital bem popular no mundo corporativo: o ERP.

ERP (Software de Gestão Empresarial) se trata de uma solução que integra dados de todas áreas da empresa, gerando relatórios ricos para que os gestores possam tomar as melhores decisões. Esse recurso é ainda mais eficiente quando tem acesso a arquivos digitais seguros, como contratos assinados eletronicamente ou notas fiscais eletrônicas.

Com o uso dessa ferramenta, integrada a um eficiente gerenciamento documental, há ganhos mútuos para ambas as modalidades empresariais em suas atividades específicas. Desse modo, tanto a gestão documental ajuda a gestão organizacional como um todo, e, claro, a gestão organizacional contribui para organizar o uso e o controle dos documentos.

Qual é a importância da tecnologia na gestão de documentos?

Tudo na empresa precisa ser muito bem documentado para que não se perca o controle. Já parou para pensar no volume de papel gerado pela instituição com o passar dos anos? Qual é a quantidade dos colaboradores? Quantos contratos fechados com os fornecedores? A empresa está cumprindo com as normas exigidas? Você tem os comprovantes de quitação de todas as obrigações fiscais?

Todas essas perguntas têm algo em comum: elas geram documentos que não podem ser dispensados. Certo, mas como guardar todos esses arquivos e saber exatamente onde encontrar, quando for preciso? Pois bem, saiba que o uso das tecnologias tem sido um grande aliado nessa tarefa, independentemente do tamanho da sua instituição.

Isso acontece porque a gestão sistematizada dos arquivos representa um aumento enorme da produtividade. Tendo em vista que eles vão ser todos armazenados e acessados com uma agilidade bem maior, vai sobrar mais tempo para você se dedicar a decisões relevantes, assim como à busca de novas oportunidades.

Está bem enganado quem pensa que os benefícios param por aí. Os arquivos eletrônicos não ocupam um local físico. Assim, o espaço antes utilizado para armazenar os papéis, poderá ser melhor aproveitado.

A confidencialidade dos registros é outro ponto extremamente positivo. Com todos os procedimentos da gestão documental, os assuntos mais estratégicos e relevantes são facilmente protegidos e restritos às pessoas que realmente interessam.

Como a Activesoft pode ajudar na gestão de documentos?

Você sabia que um sistema de gestão educacional pode melhorar a qualidade do ensino, a organização e, além disso, transformar a realidade da sua escola? Se você quer garantir uma gestão de documentos eficiente e ainda resolver muitos outros problemas na sua instituição, saiba que um software de gestão pode ser a grande solução.

Em resumo, há processos que só podem ser feitos por meio de um software. Quando se entende isso, você otimiza recursos, integra setores, mantém os dados da instituição de ensino seguros e, claro, se mantém em constante inovação.

A Activesoft pode ajudar na gestão de documentos da sua escola, pois é uma empresa de software e consultoria especializada em gestão educacional, com experiência de mais de 20 anos de muita dedicação e muito trabalho.

Tendo impactado mais de 1 milhão de usuários no Brasil, nosso objetivo é transformar o país por meio da educação e continuar promovendo constantemente a inovação. 

Vamos às vantagens do uso do software de gestão escolar para que fique bem claro para você o quanto ele é eficaz. Bom, todas as informações de cada aluno ficam armazenadas no sistema, o que facilita muito o acesso por parte dos professores, funcionários e coordenadores.

Dessa forma, as pessoas autorizadas vão poder verificar de forma bem rápida os prontuários digitais do aluno e conhecer todo seu histórico.

Estamos falando de dados como:

• informações pessoais;
• faltas;
• notas;
• advertências;
• observações do corpo docente;
• pendências financeiras etc.

Além disso, o software de gestão também é um ótimo recurso para controlar os prazos de entrega dos documentos. É necessário lembrar que o software viabiliza a administração eficaz dos resultados das avaliações . Além dos boletins, consegue-se ainda gerar relatórios de aprovados estudantes reprovados e em recuperação, assim como analisar a curva de aprendizagem de cada turma.

Leia também: Integração entre áreas: qual a importância nas instituições?

Quanto às longas filas para a matrícula escolar, ao contratar um software de gestão escolar, elas acabam. A menos que sejam estudantes novos, as informações já estão todas cadastradas no sistema. Assim, basta atualizá-las de um ano para outro, sem ter que refazer todo o processo. Outra vantagem é que é possível acompanhar integralmente as fichas financeiras dos discentes e prever casos de inadimplência.

Mas é preciso lembrar-se de que, para que uma escola possa usufruir de todas as vantagens que o software de gestão escolar pode oferecer, é necessário priorizar soluções que garantam um atendimento flexível e ágil, além de uma gestão escolar inteligente.

Dessa forma, ao pensar no bom gerenciamento de documentos, não deixe de escolher um sistema que faça uso de servidores virtuais para arquivar as informações de sua instituição, como o sistema da Activesoft.

Leia também: 05 diferenciais sobre a Activesoft que você precisa saber!

Ao longo desse conteúdo, você pôde ver como a gestão de documentos eficiente é capaz de manter vivo todo o acervo que sua escola produz. Ao fazê-la da forma correta, é possível compartilhar e controlar os documentos da instituição com todos os colaboradores.

A gestão de documentos eletrônicos possibilita que eles sejam consultados de acordo com o nível de sigilo, os critérios de acesso e a importância para realizar a função de cada atividade. A virtualização e a integração de documentos antigos com arquivos novos acabam melhorando a análise de informações pela escola, cruzando dados para a busca de oportunidades e o desenvolvimento de estratégias.

Agindo como otimizador e centralizador de processos, por exemplo, a gestão de documentos traz diversos benefícios para uma instituição. Afinal de contas, ela melhora o acesso a conteúdos, os processos de manuseio e a tomada de decisão baseada em dados.

Você gostou do texto e se interessou pelas vantagens que a gestão de documentos traz para a rotina das instituições? Então, entre em contato conosco agora mesmo para garantir uma gestão eficiente por meio de um software de gestão de qualidade!

Colina Tech

29.07.2020